Zet de stap naar succes: Zorg voor een schone database in 30 dagen.
Verouderde gegevens leiden tot inefficiënties en vertragingen en een rommelig CRM maakt het lastig om vacatures bij te houden, toptalent te vinden en het vergroot backoffice-fouten.
Een goed onderhouden CRM zorgt voor soepele werving en verbeterde bedrijfsontwikkeling. Topbureaus digitaliseren hun gegevens, zoals onderzocht in het Bullhorn GRID-rapport 2024. Om je doelen te bereiken en je consultants succesvol te maken, is het essentieel om je CRM op te schonen. Hoewel dit vaak een monsterklus lijkt, hebben wij het proces stap voor stap uiteengezet zodat je binnen 4 weken een schone database kunt hebben:
Week 1: Beoordeling en planning
Begin met een grondige evaluatie van je huidige CRM-setup. Doorzoek de bestaande database om dubbele invoeren, verouderde contacten die niet meer bij het bedrijf zijn, en kandidaten zonder recente notities (langer dan 3 jaar).
Bullhorn’s Top Tip: Voer elke zoekopdracht uit en sla de criteria op als favoriete zoekopdracht. Zo kun je altijd terugvallen op deze zoekopdrachten wanneer je de data gaat opschonen.
Vijf zoekopdrachten die je moet uitvoeren zijn:
- Vacatures die langer dan 90 dagen openstaan
- Leads die langer dan 30 dagen openstaan
- Kandidaten die de afgelopen 3 jaar geen notitie hebben gekregen
- Kandidaten zonder e-mailadres en telefoonnummer
- Contacten zonder e-mailadres en telefoonnummer
Stel datastandaarden en protocollen vast: Zorg voor consistente en betrouwbare data-invoer in alle records. Controleer je veldtoewijzingen om te zien of bepaalde velden verplicht gesteld moeten worden. Dit helpt bij het hanteren van een data-first benadering. Zorg ook dat je een databehoudbeleid hebt dat nog steeds actueel is en relevant voor je workflows.
Stel een doel: Bepaal duidelijke, actiegerichte doelen voor de schoonmaak inspanning, rekening houdend met de omvang en complexiteit van je database. Als je automatisering gebruikt, kan dit proces aanzienlijk versneld worden. Besteed tijd aan het betrekken van je team bij dit proces, zodat zij begrijpen waarom deze stappen nodig zijn en hoe dit hun ervaring met het CRM zal verbeteren bij het ontwikkelen van zaken en het vinden van toptalent. Belangrijk is ook om te definiëren wat er met elk record moet gebeuren dat schoongemaakt moet worden.
Bullhorn’s Top Tip: Maak een lijst van verschillende records die schoongemaakt moeten worden, bijvoorbeeld openstaande leads ouder dan 2 jaar, en beschrijf vervolgens de aanbevolen actie, zoals het sluiten van de lead. Wanneer je met teamleden spreekt over wat je gaat doen en waarom, ben je al twee stappen vooruit in het proces.
Goedkeuringsproces: Vaak kom ik mensen tegen die bang zijn om grote hoeveelheden gegevens uit het systeem te archiveren. Mijn advies is om hen te helpen begrijpen dat je bedrijf betere resultaten zal behalen zodra de verouderde records zijn verwijderd. Je kunt altijd een tijdelijke status toevoegen, bijvoorbeeld ’te verwijderen’, wat de overgang kan vergemakkelijken terwijl je de systeem archivering bevestigt voor degenen die niet 100% zeker zijn.
Week 2: Gegevensopruiming en deduplicatie
Verwijder Dubbele Records: Bullhorn Automation biedt je automatisch een export van je dubbele records. Als je geen toegang hebt tot Bullhorn Automation, zorg er dan voor dat je team getraind is in het rapporteren van een dubbel record zodat het kan worden samengevoegd.
Verwijder verouderde informatie: ga in gesprek met kandidaten om hun profielen te vernieuwen, zorg ervoor dat alle records hun huidige gegevens weerspiegelen. Archiveer gegevens buiten de bewaartermijn of verwijder ze als ze niet relevant zijn voor huidige en toekomstige wervingsactiviteiten.
Actie op die opgeslagen lijsten: Nu is het tijd om die favoriete zoekopdrachten op te schonen.
Afhankelijk van het type record bepaal je welke actie je moet ondernemen, zoals het sluiten van oude vacatures, het goedkeuren van huidige plaatsingen of het archiveren van verouderde klanten en kandidaten.
Bullhorn’s Top Tip: Als je veel lijsten hebt om schoon te maken, doe dit dan geleidelijk zodat het niet te overweldigend is!
Week 3: Procesoptimalisatie en automatisering
Herzie en optimaliseer je wervingsprocessen: Analyseer en verfijn je huidige wervingsworkflows en vraag feedback van het verkoopteam over hoe het systeem voor hen functioneert. Hervorm deze workflows met de nadruk op snelheid en eenvoud om nog meer resultaten uit je CRM te halen en je wervingsconsultants te ondersteunen.
Implementeer automatisering: Identificeer routinematige taken die geautomatiseerd kunnen worden, zoals het versturen van voorscreeningsformulieren om informatie te verzamelen, het toevoegen van relevante vaardigheden op basis van functietitels en het automatisch sluiten van banen of leads na bepaalde perioden. Vergeet niet, je kunt ook geautomatiseerde meldingen en taken creëren om belangrijke data bij te houden, zodat je wervingsproces en naleving op koers blijven.
Test en verfijn nieuwe processen: Test na de implementatie van nieuwe processen of automatisering systematisch de nieuwe automatisering en workflowverbeteringen. Vraag feedback van je team en pas het CRM of proces aan waar nodig om de gewenste resultaten te bereiken.
Week 4: Onderhoud en toekomstbestendigheid
Ontwikkel een continu data-onderhoudsplan: Stel een regelmatige cyclus voor datakwaliteitsaudits vast, zodat CRM-onderhoud een ingesleten, doorlopende praktijk wordt in plaats van een jaarlijkse klus.
Train het team: Zorg ervoor dat je team goed bekend is met de nieuwe normen en processen. Stimuleer een omgeving waar datakwaliteit ieders verantwoordelijkheid is, en bevorder een gedeelde toewijding aan het onderhouden van het CRM.
Evalueer de schoonmaak en plan vooruit: Beoordeel de vooruitgang ten opzichte van je initiële doelen en pak eventuele resterende zorgen aan. Bespreek strategieën om je CRM centraal te stellen in de processen.
Door deze stappen te volgen, blijft niet alleen je CRM schoon, maar maak je ook de weg vrij voor een efficiënter en winstgevender wervingsproces.