6 tips om je kandidatenbestand beter te beheren
Ongeacht de tijd van het jaar, als je een beetje op mij lijkt, zie je enorm op tegen het idee van een grote schoonmaak van je huis of appartement. Een voordeel van het opruimen of schoonmaken van je omgeving is echter dat je tijd vrijmaakt om je op meer productieve zaken te concentreren. Als je er een gewoonte van maakt je werkplek schoon en geordend te houden, bespaar je behoorlijk veel tijd omdat je niet hoeft te zoeken naar ‘verdwenen’ spullen en niet gefrustreerd raakt van je eigen rommel. De tijdwinst die het oplevert, is absoluut waardevol.
In de arbeidsbemiddeling, maar eigenlijk in iedere andere branche, geldt min of meer hetzelfde voor de database van je kandidaten. Het maakt niet uit of je de database hebt gekocht, overgenomen van je voorganger of het bestand vanaf het begin hebt opgebouwd: je database heeft veel waarde. En als een database goed wordt bijgehouden en onderhouden, dan wordt de waarde na verloop van tijd groter. Maar als je de database verwaarloost, raakt deze vervuild met oude gegevens en wordt het een grote bron van stress.
Steeds meer arbeidsbemiddelingsbureaus maken gebruik van een applicant tracking system (ATS) voor hun klanten- en kandidatendatabases. Applicant tracking systems kunnen krachtige hulpmiddelen zijn, zeker in de race om de juiste kandidaat voor de juiste vacature te vinden. Sterker nog, volgens het Staffing and Recruiting Trends-rapport 2022 van Bullhorn noemen recruitment professionals het sourcen van kandidaten als hun grootste obstakel.
De kandidatendatabase waar je al die uren en al dat geld in hebt gestoken, is dus mogelijk een goudmijn. Maar het is niet altijd makkelijk om alles uit je database te halen wat erin zit – zeker niet als je die hebt laten vervuilen en versloffen. De onderstaande tips helpen je nadenken over manieren om de kwaliteit van je kandidatendatabase te verbeteren, zodat je er een concurrentievoordeel voor je organisatie uit kunt halen:
1. Ontwikkel een proces voor je recruiters om cv’s van kandidaten te screenen en in je systeem in te voeren
Dat geldt voor kandidaten die solliciteren op door jouw geplaatste vacatures en voor kandidaten die je in je ATS-systeem plaatst via derde partijen (verzamelsites en vacaturesites). Gebruik de categorie gescreende cv’s als filter bij het zoeken naar geschikte kandidaten.
2. Voeg vaardigheden toe aan de profielen van kandidaten in plaats van alleen te vertrouwen op zoekwoorden.
Voor veel banen zijn specifieke vaardigheden (bijv. Java, C++, Ruby) een kern vereiste. Maak het jezelf en je team daarom gemakkelijk om deze kandidaten snel te kunnen vinden. Op deze manier word je ook minder afhankelijk van complexe zoekopdrachten of boolean searches en vermijd je hits van kandidaten die het systeem manipuleren door (soms onzichtbaar!) sleutelwoorden aan hun cv toe te voegen. Als je alleen al tip 1 en 2 toepast, kun je je misschien voorstellen hoe gemakkelijk het wordt om te zoeken naar je nieuwe level 3 softwareontwikkelaar die C++ beheerst en al gescreend is door een recruiter van jouw team.
25 Tips om je kandidatenbestand te beheren
3. Ontwikkel een methode om dubbele data te voorkomen
Wanneer je nieuwe kandidaten aan je ATS toevoegt, is het handig als je software een ingebouwde functionaliteit heeft die je waarschuwt wanneer je kandidaten dubbel invoert, via e-mail matches, gelijke voor- en achternamen, etc. Als je recruiters dubbele data in het systeem laten staan zonder gegevens samen te voegen of dubbele of verouderde gegevens te verwijderen, raakt je database vervuild. Dat kan je later veel tijd en geld kosten wanneer je een zeer competitieve vacature voor een belangrijke klant moet vervullen.
4. Houd zicht op het werk van je team
Stel criteria vast voor de manier waarop je recruiters nieuwe records in de database moeten beoordelen en bepaal volume- of procentuele doelen voor het screenen, categoriseren en opschonen van de kandidatenlijst. Beter nog: rapporteer het percentage of het aantal kandidaten dat correct is gescreend/gecategoriseerd/gelabeld en vergelijk de leden van je team. Bepaal een basiswaarde en verwacht steeds een beetje meer.
5. Huur iemand in om je bestaande database op te schonen
Zo nu en dan komt je huis op het punt dat je niet meer weet waar je moet beginnen met opruimen. Als jouw database op dat punt is beland, overweeg dan eens om externe hulp in te schakelen, zoals een stagiair, een lager betaalde kracht, of een gedetacheerde freelancer en zet ze aan het werk om je gegevens te organiseren en te labelen. Beschouw dit als een voortdurend proces en niet als een eenmalige actie.
6. Onderzoek tools van derde partijen die je kunnen helpen inkomende gegevens te structureren
Er bestaan verschillende technologieën die in ATS-software geïntegreerd kunnen worden om je te helpen cv’s in te delen in reeds bestaande of aangepaste taxonomische groepen (bijv. vaardigheden, sectoren, beroepen, kwalificaties, talen, etc.). Dit maakt zoeken eenvoudiger en meer efficiënt.
