Wat is een Vendor Management Systeem?
Indien jouw organisatie te maken heeft met grote aantallen externe inhuur, dan is een Vendor Management Systeem, oftewel een VMS, een oplossing die ongetwijfeld al eens de revue is gepasseerd. Maar wat is een VMS nu eigenlijk en welke voordelen kan deze totaal oplossing voor jouw organisatie bieden als het gaat om het beheren van complexe inhuurprocessen? In het blog gaan we in op deze en andere vragen rondom een VMS.
Wat is een VMS?
Met een VMS beheer je met één totaal oplossing het gehele inhuurproces. Van de initiële aanvraag door de manager tot en met het goedkeuren van een opdrachtbevestiging door de leverancier.
Wat zijn de voordelen van een VMS?
Welke voordelen biedt het werken met een VMS voor jouw organisatie? Hieronder bespreek ik de belangrijkste:
1. Controle over het inhuurproces
Momenteel worden aanvragen door de manager per mail doorgezet binnen de organisatie. Leveranciers sturen kandidaten rechtstreeks naar deze manager. Hierdoor is de inhuurdesk niet aangesloten binnen het proces en zijn aangenomen kandidaten onbekend in het systeem. Daarnaast ontbreken inkooporder nummers en worden prijsafspraken niet altijd nageleefd. Wellicht ietwat ongenuanceerd, maar vaak is het inhuurproces binnen een organisatie een black box.
Door alle gebruikers te faciliteren via een VMS verlopen alle stappen binnen het inhuurproces via een transparante route en weten alle betrokkenen wat de status is van een aanvraag. Op deze manier kom je niet voor verrassingen te staan aan het einde van de rit en monitor je het inhuurproces vanuit één oplossing. Ook de leverancier maakt hierbij gebruik van dezelfde VMS functionaliteiten en is dus integraal onderdeel van het inhuurproces.
2. Optimalisatie administratieve processen
Curriculum vitae, kopie identiteitsbewijs, VAR verklaring en een verklaring omtrent gedrag; slechts een kleine greep uit de vele documenten die je voor een kandidaat nodig zult hebben tijdens het inhuurproces. Deze documenten zwerven momenteel overal en nergens rond binnen jouw organisatie in mailboxen, op servers en zelfs in print versie. Dit terwijl het vanuit compliance en privacy oogpunt wenselijk is dat deze documenten centraal opgeslagen worden.
Vanuit een VMS heb je de mogelijkheid om een set aan verplichte documenten uit te vragen bij een sollicitatie of aanname. Op deze manier heb jij bij een ZZP’er ook daadwerkelijk zijn geldige VAR verklaring en KvK documenten beschikbaar op het juiste moment binnen het proces. Documenten staan centraal opgeslagen bij de opdracht of kandidaat en geldigheid van de documenten wordt via een VMS tevens gemonitord. Door slim gebruik te maken van digitale handtekening software borg je daarnaast eenvoudig ondertekening van je belangrijkste documenten binnen een VMS.
3. Borging van contractafspraken
Indien je organisatie een groot aantal externe medewerkers inhuurt heb je waarschijnlijk te maken met een grote verscheidenheid aan prijsafspraken. Deze afspraken worden momenteel handmatig gecontroleerd, of helemaal niet gecontroleerd, tijdens het wervingsproces. Gevolg: de facturatie door leveranciers klopt daarom vaker niet dan wel; dit tot frustratie van je financiële afdeling..
Met een VMS worden prijsafspraken gewaarborgd binnen de oplossing en automatisch toegepast bij het opmaken van contracten. Het onderhouden van de prijsafspraken gebeurd centraal waarbij eenvoudig variabelen kunnen worden toegevoegd per leverancier. Inkoop heeft hierdoor zelf de regie over de gemaakte afspraken en dus wordt de foutmarge op facturen tot een minimum beperkt.
4. Inzicht in leverancier performance
Hoe presteren mijn leveranciers? Een op het eerste oog simpele vraag die in de praktijk een stuk complexer blijkt te zijn. Als organisatie ben je continue op zoek naar reductie van het aantal leveranciers zonder afbreuk te doen aan de kwaliteit van de kandidaten. De inkoper heeft echter goede onderbouwing nodig om met leveranciers in onderhandeling te gaan; dus geen onderbuik gevoelens zoals nu te vaak gebeurd.
Een VMS maakt gebruik van krachtige rapportages om inzichtelijk te maken of leveranciers afwijken van gemaakte prijsafspraken. Middels o.a. aanbiedratio’s en doorlooptijden heeft inkoop bovendien grip op de kwantitatieve afspraken die gemaakt zijn. Deze data maakt het leven van een inkoper een stuk plezieriger als men aan tafel zit met de leveranciers.
5. Integratie met het ICT landschap
SAP is vaak een leidend ERP systeem binnen organisaties en inkoop heeft haar processen hier op ingericht. Het verdere inhuurproces hier op aan laten sluiten is complex en foutgevoelig en je IT organisatie staat hier dan ook sceptisch tegenover. Hierdoor zijn binnen jouw organisatie het inhuurproces en het inkoopproces nog altijd twee aparte werelden.
Met een VMS hoeft integratie met SAP helemaal niet complex te zijn omdat een VMS een onderdeel wordt van het ICT landschap. Stamdata worden vanuit SAP realtime uitgewisseld met de VMS voor correcte invoer van aanvragen. Na aanname van de kandidaat zal tussen de VMS en SAP data uitgewisseld worden, denk hierbij aan bijvoorbeeld een inkooporder nummer of een personeelsnummer. Het grote voordeel hiervan is dat beide systemen end-to-end dezelfde data bevatten en je dus niet te maken krijgt met twee versies van de waarheid.
