Rapporteren – Waarom zou je dat nou doen? 5 redenen
“Ik wil meer doen met rapportages”. Deze wens hoor ik vaak van klanten. Ze klikken een keer op de rapportagetool in hun recruitmentsysteem en daar blijft het vaak bij. Er is zoveel data beschikbaar. Hoe moet je de data lezen? Cijfers vertellen veel, maar roepen vooral heel veel vragen op. De meest gehoorde vraag is ‘Waar moet ik beginnen?’. Hoe kan je de rapportagetool in Connexys eenvoudig en effectief inzetten? In dit blog geef ik je tips over het hoe en waarom van rapporteren voor recruitment.
Rapporteren … omdat het moet?
Alles begint met ambitie en nieuwsgierigheid. Iedere gedreven HR-adviseur, psa-medewerker, recruiter of HR-manager wil weten waar hij het voor doet. Wat is het resultaat van zijn inspanningen? En in welke mate draagt dit bij aan de team- en organisatiedoelstelling? Rapportages bieden hiervoor belangrijke inzichten.
Toch gebeurt rapporteren lang niet altijd op eigen initiatief. Het wordt veelal opgelegd vanuit directie of management. Althans, zo ervaren team managers en afdelingen het: rapporteren ‘omdat het moet’. Samenspraak over het waarom en het gezamenlijk doel van organisatie en team ontbreekt. Dat kan beter! Ga samen terug naar de tekentafel en bedenk waarom je wilt rapporteren.
Rapporteren met een doel
De allereerste vraag die je jezelf moet stellen is: met welk doel ga ik rapporteren? Het lijkt een eenvoudige vraag. Het antwoord gaat echter verder dan ‘uit nieuwsgierigheid’, ‘omdat de directie het zegt’ of ‘meten is weten’. Rapportages zijn een middel om doelen of KPI’s te bereiken. En die zijn weer gekoppeld aan een recruitmentplan of organisatiestrategie/missie/visie.
Vijf keer waarom?
Laatst vertelde iemand me dat je 5 keer de ‘waarom’ vraag moet stellen om de juiste informatie boven te krijgen. Dit gaat je helpen bij het opstellen van je doelen of KPI’s. Een voorbeeldje:
Doel vaststellen
Noteer het eerste rapportagedoel dat in je gedachten komt en stel jezelf 5 keer de waarom vraag. Bijvoorbeeld: Mijn rapportagedoel is conversie verbeteren van het aantal sollicitaties tot aanname.
Waarom? Om te weten of we efficiënt werven.
Waarom is dat belangrijk? Om tijd en geld te besparen.
Waarom moet dat? We hebben minder budget beschikbaar.
Waarom is dat? Omdat de productiviteit achterblijft en de opbrengsten.
Waarom gebeurt dat? We hebben de laatste tijd onvoldoende gekwalificeerd personeel aangenomen.
En zo heb je opeens een ander rapportage doel te pakken: Je wilt eigenlijk de quality-of-hire meten. Inzicht in de quality-of-hire, daarmee haal je immers die bevlogen en betrokken medewerkers binnen, die gedreven worden door de intrinsieke motivatie om hun werk met plezier en goed te doen.
Wat is het nut van rapporteren?
Rapporteren wordt vaak als een vervelende, ondankbare klus gezien. Maar wat als het je helpt om je werk beter, makkelijker en nog leuker te maken? Maak je je doelen wekelijks meetbaar in een rapport. Zo houd jij de juiste focus. Je kunt zelf invloed uitoefenen op de resultaten door bijvoorbeeld je werkwijze aan te passen. You’re in control!
Wat rapporteer je?
Richt je rapportages of dashboards in met de organisatie KPI’s, afdelings KPI’s en je persoonlijke KPI’s in gedachten. Maak keuzes bij het opstellen van je doelen. Kies er maximaal 5 of 6. Onderwerpen waar je aan kunt denken zijn:
- optimaliseren van de cost per hire
- verbeteren van de quality of hire
- investeren in de best presterende kanalen -> rapporteer op aantal aannames per publicatiekanaal
- verbeteren van candidate experience -> rapporteer op doorlooptijden van de kandidaten
- proces optimalisatie -> rapporteer op aantal gesprekken te voeren voor aanname
Hoe rapporteer je?
Tabellen met cijfers, daar loopt bijna niemand warm voor. Maak de cijfers visueel in een diagram en zet deze af in de tijd. Dan heb je een mooi beeld. Het belangrijkste bij dit beeld is het verhaal achter de cijfers. Vertel dat in het onderschrift of in de mondelinge toelichting. Want wat zeggen deze grafieken over het wervingsdoel?
Hoe vaak rapporteer je?
Bespreek wat een goede frequentie is om te meten. Het gaat er niet zozeer om hoe vaak je rapporteert. Belangrijker is welke inzichten je met de rapportage verzamelt en wat je vervolgens met deze inzichten doet. Voorzie de rapportages altijd van een persoonlijke toelichting. En bepaal welke acties je uitzet om zaken bij te sturen. De workflow van rapportage gaat continu door: meten, evalueren, bijsturen, weer meten enzovoorts.
Voer data volledig en correct in
Weet je inmiddels welke rapporten je wilt maken? Mooi, maar daarmee ben je er nog niet.Want wordt alle data die je nodig hebt wel netjes ingevoerd in het systeem? En werkt iedereen volgens dezelfde procedure? Je weet: Garbage in = garbage out en Wat er niet inzit, komt er ook niet uit. Wees er met elkaar alert op hoe belangrijk het is dat alle informatie netjes verwerkt wordt. Ik weet het, administratie is niet sexy, maar wel essentieel voor een goede rapportage!
Meer leren over rapporteren?
Benieuwd naar ons ATS en de mogelijkheden voor o.a. rapporteren? Maak dan een afspraak met onze sales consultant voor een verkennend adviesgesprek. Werk je al met Connexys en wil je weten hoe je de rapportagetool beter kunt inzetten? Ik vertel je er graag meer over in een persoonlijk gesprek. Ook organiseren we voor gebruikers van Connexys regelmatig trainingen rondom rapporteren. Meld je aan, dan houden we je op de hoogte.
Gratis webinar People Analytics
Wil je nog een stap verder en ben je benieuwd naar de mogelijkheden van Business Intelligence en Data Analytics voor Recruitment? Bekijk dan kosteloos de video van het webinar dat wij organiseerden in samenwerking met Talent Peaks.
