Proces voor plaatsen en verspreiden van vacatures: bepaal, evalueer en verfijn je strategie
Vacatures zijn er al heel lang en ze hebben een lange weg afgelegd. Van de tijd van gerubriceerde krantenadvertenties tot moderne online jobboards: vacatures zijn altijd een belangrijk onderdeel geweest van het vinden van kandidaten. Op dit moment zijn er duizenden online jobboards, variërend van gratis tot premium, lokaal tot wereldwijd, traditioneel tot niche, en het aantal neemt alleen maar toe.
Om hun vermogen om talent te werven te maximaliseren, plaatsen de meeste organisaties hun vacatures bij voorkeur op meerdere jobboards. Ooit was dit een handmatig proces, maar tegenwoordig maken de meeste organisatie gebruik van een geautomatiseerd plaatsingsproces dat een platform voor vacatureverspreiding gebruikt. Een geautomatiseerd vacatureplaatsingsproces biedt meer zichtbaarheid, gecentraliseerd beheer, verbeterde time to fill en intelligente ROI.
De meeste vacatureverspreidingsplatforms zijn applicaties van derden die het volgende beheersen:
- De doorstroming van vacatures van het documentatiesysteem van de organisatie naar de verschillende jobboards waarmee ze contracten hebben.
- De terugstroming van kandidaten (die solliciteren op de verschillende vacatures) in het registratiesysteem van de organisatie.
De standaard workflow van een geautomatiseerd vacatureplaatsingsproces is als volgt:
- Een vacature wordt geïdentificeerd in het documentatiesysteem en naar (via een API-gebaseerde integratie en gebruiksvriendelijke interface) het vacatureverspreidingsplatform gepusht.
- Het vacatureverspreidingsplatform pusht de banen (via XML-feed of API-gebaseerde integraties) naar de verschillende premium jobboards waarmee de organisatie contracten heeft, en daarnaast naar veel gratis jobboards.
- De plaatsingen worden actief op de verschillende jobboards en zijn beschikbaar voor kandidaten.
- Wanneer kandidaten solliciteren, stuurt het jobboard de gegevens van de sollicitant (cv van de kandidaat, contactgegevens en relevante informatie) door naar het vacatureverspreidingsplatform.
- Het vacatureverspreidingsplatform stuurt vervolgens de kandidaatgegevens door naar de parser die gekoppeld is aan het documentatiesysteem.
- De parser parst het kandidaatdossier en koppelt het aan de vacature binnen het documentatiesysteem.
- De juiste mensen worden op de hoogte gebracht van de nieuwe sollicitant en de candidate engagement begint.
Recruitmentbureaus selecteren het vacature-verspreidingsplatform doorgaans op:
- Integratiemogelijkheden met het documentatiesysteem
- Gebruiksgemak
- Time to post en time to fill
- Nauwkeurige vastlegging van kandidaten en bronnen
- Kosten
Zodra de integratie is opgezet, beheert het platform van derden de stroom van vacatures en kandidaten tussen de jobboards en het documentatiesysteem.
Focusgebieden voor recruitmentbureaus voor vacatureplaatsing
Het is zinvol om veel tijd en middelen te steken in de volgende gebieden:
Selectie van jobboards om mee deel te nemen aan het vacatureverspreidingsplatform
Kies alleen de boards die de volledige cyclus van het geautomatiseerde proces benutten. Sommige social boards en corporate boards kunnen beter worden beheerd via directe integratie met het documentatiesysteem. Bekijk elk onderdeel van het geautomatiseerde proces zorgvuldig voor elk board dat wordt geïntegreerd, aangezien kleine aanpassingen vaak helpen bij aanzienlijke optimalisatie.
Stel duidelijke functies en verantwoordelijkheden vast
Kies voor een gecentraliseerd plaatsingsteam dat het hele proces controleert of voor individuele recruiters die het proces beheren.
Zorg ervoor dat vacatures die worden geplaatst de juiste opmaak en informatie bevatten.
Alle belangrijke velden (die verwijzen naar de zoekmachine voor jobboards) moeten worden ingevuld – functietitel, functielocatie, functiecategorie, functiebeschrijving, functievaardigheden, enz. – de opmaak moet aantrekkelijk zijn, HTML-tags mogen niet aanwezig zijn.
Zorg ervoor dat het proces zowel de 30-dagenplaatsingen als de plaatsingen met slots optimaliseert
Beheer strategisch het verlopen, vernieuwen en wisselen van plaatsingen.
Breng een proces tot stand voor het parsen
Monitor parser backlogs en -queues, parser failures en parser field capture.
Stel een notificatie voor de recruiter en een candidate engagement-proces in
Recruiters moeten op de hoogte worden gebracht wanneer sollicitaties van kandidaten in het documentatiesysteem komen, zodat ze meteen met kandidaten kunnen communiceren.
Ongeacht of recruitmentbureaus voor de eerste keer gebruik maken van een vacatureverspreidingsplatform of dat ze een nieuw jobboard toevoegen aan een gevestigd vacatureverspreidingsproces, is absoluut noodzakelijk om hun workflow en strategie te bepalen, te evalueren of te verfijnen. Anders geldt zoals bij veel gevestigde processen in de huidige snel evoluerende digitale wereld – wat je hier heeft gebracht, zal je daar niet brengen.
Over de auteur: Aparna Bagri, oprichter van Datavine, is een senior leidinggevende en technologie professional met meer dan 20 jaar werkervaring. Als liefhebber van technologie, is Aparna altijd enthousiast om innovatieve strategieën te bespreken, aan te leren en te delen. Strategieën die organisaties in de detacherings-, recruitment- en staffingbranche gebruiken om hun doelen, mensen, cultuur en routines te ondersteunen. Neem gerust contact met haar op via LinkedIn.
