Overstappen naar een nieuw HR-softwarepakket; 5 tips
Helemaal niet lastig
Het is iets waar veel HR-managers tegenop zien: overschakelen op een nieuw HR-softwarepakket. Overstappen doe je niet dagelijks en veel personeelsfunctionarissen zien er dan ook best tegenop. En ook al zijn zij overtuigd van de voordelen van het nieuwe pakket, toch zien zij allerlei beren op de weg. Hoe verloopt de datamigratie? Tegen welke overgangsproblemen zullen we oplopen? Raken we geen waardevolle gegevens kwijt? Goede vragen, maar zeker geen reden om genoegen te nemen met een pakket dat niet meer helemaal voldoet aan je huidige eisen. Overstappen is namelijk helemaal niet lastig.
Vlekkeloze overgang
Bij Connexys hebben we gelukkig al veel klanten kunnen overtuigen dat een overgang naar een nieuw recruitment systeem rimpelloos kan verlopen mits er goede begeleiding is. En er is een groot verschil: bij ons is transitie aan de orde van de dag. Onze medewerkers zijn niet alleen goed opgeleid, maar hebben dankzij hun ervaring dit soort projecten in de vingers. Zij kunnen je dan ook optimaal ondersteunen bij het maken van keuzes, het anticiperen op te nemen hobbels en het soepel implementeren van het nieuwe pakket. In deze blog zal ik beschrijven waar je op moet te letten en hoe je de overstap zo soepel mogelijk kunt laten verlopen.
Mijn motto is niet voor niets: “ Ik werk graag voor tevreden klanten, maar nog liever voor zeer tevreden klanten”
1. Start een projectgroep
Een succesvolle implementatie begint bij de projectgroep. Op het moment dat je overweegt om een nieuw HR-systeem aan te schaffen, is het zinvol hiervoor direct een projectgroep samen te stellen. Het is handig als de leden van de projectgroep alle belanghebbenden vanuit de organisatie vertegenwoordigen. Dus een gebruiker, beheerder, iemand van ICT, marketing communicatie en mogelijk zelfs de webbouwer. Op deze manier kan ieder vanuit zijn eigen werkwijze inbreng leveren over wat nodig is om de juiste keuzen te maken. Bovendien verzeker je je hierdoor van voldoende draagvlak binnen de organisatie voor het project en is tevoren al duidelijkheid over wat wel en niet kan.
Vanzelfsprekend kan je er bij de implementatie voor kiezen om deelprojectgroepen te maken, zodat niet iedereen bij ieder moment hoeft aan te sluiten maar doelgericht wordt ingezet.
2. Maak keuzes
Ik merk dat tijdens een implementatie zaken als processen,het beleggen van werkzaamheden en het bepalen van communicatiemomenten vaak nog niet helder zijn. Dat hoeft geen probleem te zijn, want bij onze projecten bieden wij altijd begeleiding, Toch is het goed om zaken zoveel mogelijk voor te bereiden, vooraf te beoordelen wat wel en niet kan binnen de organisatie, prioriteiten te stellen en keuzes te maken.Besluitvorming kan soms lang duren. Om snel door te kunnen is het verstandig één persoon aan te wijzen die verantwoordelijk is voor het project die op dit soort vraagstukken een klap kan (laten) geven.
3. Blijf communiceren
Ja, klinkt eigenlijk heel logisch, maar als je niet breed in je organisatie helder communiceert wat er gaat gebeuren en dat er op een andere manier gewerkt zal gaan worden, loop je de kans dat je intern het nodige draagvlak mist. Communiceren over keuzes, werkwijze en alle belanghebbenden tijdig en duidelijk op de hoogte houden is dus essentieel voor het slagen van het project.
4. Kijk ook naar de website en de werkenbij site
Bij de introductie van een nieuw pakket, zal ook de bestaande website wat gewijzigd moeten worden, omdat vacatures vanuit het nieuwe pakket gepubliceerd moeten worden. Vaak is de website in beheer bij uzelf, maar zal er voor het wijzigen van de website opdracht gegeven moeten worden aan de webbouwer. Regel dit tijdig. Wij zullen hiervoor in overleg met de webbouwer de planning maken en de technische details bespreken. De wijzigingen die moeten worden doorgevoerd zijn dus in goede handen, daar hoeft u zich niet druk om te maken.
5. Behoud de lopende vacatures, kandidaten en historische gegevens
Het is vaak erg lastig te overzien hoe je het beste kunt omgaan met de lopende vacatures en eventuele data die bewaard moet blijven. Ook hiervoor hebben we goede oplossingen. Zo kun je bijvoorbeeld tijdelijk schaduwdraaien of bestaande data importeren in het nieuwe systeem. Ik adviseer overigens om altijd rekening te houden met de privacy van kandidaten, zij hebben zich tenslotte via een ander pakket ingeschreven en willen ze wel worden overgenomen?
Laat je niet weerhouden
Loop je tegen beperkingen aan in je huidige HR-systeem? Bied jouw recruitment software niet die flexibiliteit die jij nodig hebt om zaken naar een hoger niveau te tillen? Ik zou zeggen, waag gerust de stap. Met Connexys is overstappen absoluut in goede handen. Ontwikkeling, datamigratie en implementatie: we doen niet anders en .. we doen niets liever.
