Over papa’s en ICT projectmanagement
Gave ICT projecten
Het afgelopen jaar heb ik bij Connexys van twee gave projecten onderdeel mogen uitmaken. Enerzijds was daar Yacht, waar onze recruitmentapplicatie slechts een klein onderdeel was van de enorme transitie die deze organisatie doormaakt. Anderzijds was daar Trenkwalder, ons eerste buitenlandse project van formaat. Ook een organisatie in verandering waar men voor heel Oost-Europa één globale blauwdruk ging neerzetten en hierbij naast onze applicatie, ook onze expertise wilde inzetten.
Privé heb ik ook niet stil gezeten. Op 15 november kende namelijk voor mij het allerbelangrijkste project zijn go-live: de geboorte van mijn eerste zoon: Brann.
De afgelopen weken heb ik meer dan eens de overeenkomsten en verschillen ervaren tussen projectmanagement en de eerste weken als kersverse vader. Op basis van 5 belangrijke onderdelen van project management leg ik in deze blog (met een kleine knipoog) de link met mijn nieuwe rol als papa.
-
Iteraties; een duur woord voor sprongetjes
Bij de configuratie en ontwikkeling van onze applicatie maken we veelal gebruik van de Scrum methode, waarbij we in iteraties van enkele weken steeds een nieuw stuk functionaliteit opleveren. De eindgebruikers hebben vanaf dag één toegang tot de applicatie en kunnen rustig grasduinen in een omgeving die met de dag “volwassener” wordt.
Ook Brann maakt in zijn ontwikkeling gebruik van iteraties, sprongetjes in baby-jargon. Bij elke sprong ontwikkelt zich plotseling iets nieuws in hem; zo is hij nu van de een op de andere dag ineens in staat om sociaal te glimlachen. Overigens mogen we blij zijn dat er ook verschillen zijn, want als we bij iedere applicatie iteratie te maken zouden krijgen met de 3 H’s (huilerigheid, hangerigheid en humeurigheid) dan werd ons werk een stuk minder leuk.
-
Alles is ineens in scope
Een goede projectmanager houdt zich vooral bezig met het (terug)managen van de klant door duidelijk zaken in- en out of scope te bepalen binnen het project. Daarnaast is er hij verantwoordelijk voor om de juiste ‘resources’ vrij te maken en mensen te faciliteren zodat zij hun werk goed kunnen doen.
Binnen projecten bestaat altijd het risico dat een projectmanager op de inhoud gaat meewerken in een project. Een goede projectmanager voorkomt dit en behoudt de helikopter view zonder de (volledige) inhoud te kennen.
Sinds de geboorte van Brann voel ik me thuis ook een projectmanager, maar terugmanagen en zaken out of scope bepalen kan ik hier toch echt vergeten. Mijn éénkoppige stuurgroep (moeders) en zoonlief zelf bepalen de scope, en dus ben ik naast projectmanager ook o.a. zelf verantwoordelijk voor de oplevering van het avondeten.
-
Planningen laten zien in hoeverre je afwijkt
Een planning is belangrijk binnen onze projecten; omdat we ook met derde partijen werken is het zaak dat iedereen duidelijk heeft wat er wanneer opgeleverd moet worden. Het is goed om zo strak mogelijk naar deze planning te leven, maar het is ook zeker geen schande om de planning aan te passen als dat noodzakelijk is. Een project met een duidelijk begin- en eindpunt werkt voor alle partijen het meest efficiënt.
Na anderhalve maand vaderschap weet ik één ding zeker, het leven van een baby valt niet in te plannen. Ja oké, de eerder genoemde sprongetjes (zie onderstaand schema) bieden je enig houvast, maar verder zijn we overgeleverd aan wat Brann doet op basis van zijn eigen (onbekende) planning.
Na jaren in projecten gewerkt te hebben, was vooral het niet hebben van grip en structuur op de kleine baas een punt waar ik aan moest wennen (en nog steeds). Eigenlijk valt alleen het verschonen en voeden nog een beetje in een planning te gieten. Gelukkig kan ik me straks weer storten op de structuur van projectmanagement waar een planning nog enigszins gevolgd kan worden.
-
Over daily stand ups en nightly wake ups
Essentieel binnen een project is naar mijn mening het hebben van daily stand ups. Dit hoeft niet per se dagelijks, maar toch minimaal twee keer per week. De stand ups zorgen ervoor dat de projectleden op de hoogte zijn van de voortgang op andere onderwerpen en elkaar kunnen helpen waar de ander vastloopt. Eventuele knelpunten komen zo tijdig aan het licht en niet pas als het (te) laat is.
De daily stand ups worden naar mijn ervaring vaak ten onrechte als een blok aan het been gezien binnen projecten; als een verkapte vergadering die tijd kost en niets oplevert. Echter, als je de stand ups beperkt tot maximaal 15 minuten en alle projectleden kort, en to-the-point, aan het woord laat, zal het zeker zijn vruchten afwerpen.
Bij Brann heb ik overigens de eerste weken na zijn geboorte met een ander fenomeen kennisgemaakt; de nightly wake ups. Zo rond de klok van 04:00 uur een schone luier, een flesje en een boertje. Gelukkig slaapt meneer inmiddels door en kunnen moeders en ik van een redelijke nachtrust genieten.
-
De kunst van het spreken: begrepen worden
Het klinkt misschien als een cliché, maar zonder communicatie in projecten ben je nergens. Dit betreft enerzijds de interne communicatie met collega’s en teamleden. Hiervoor zijn de eerder genoemde daily stand ups een goed begin. Maar ook de communicatie met de klant is essentieel, waarbij ik zelf veel waarde hecht aan het managen van verwachtingen. Een boodschap (ook een minder leuke) kun je beter eerlijk en tijdig communiceren, dan proberen te negeren.
Ook binnen een relatie is communicatie uiteraard belangrijk, en nu Brann er is, merk ik dat het alleen nog maar belangrijker is geworden. Het ouderschap brengt nieuwe uitdagingen met zich mee, onzekerheden in eigen handelen en keuzes die gemaakt worden. Alleen door eerlijk en duidelijk met elkaar te communiceren kunnen we hierin samen de juiste stappen zetten.
Wat vind jij?
Voor mij zijn bovenstaande punten de vijf belangrijkste verschillen en overeenkomsten die ik de afgelopen maanden heb ervaren sinds Brann geboren is. Ik ben benieuwd of ouders die in projecten werken bovenstaande herkennen, en wellicht nog mooie toevoegingen hebben aan dit lijstje?
