Hoe je de productiviteit van thuiswerken een boost kunt geven met je ATS/CRM
Terwijl een toenemend aantal Amerikaanse staffing en recruitmentbureaus met succes gebruik heeft gemaakt van een off-shore strategie om de kosten te verlagen en de productiviteit te verhogen, heeft de huidige COVID-19 uitbraak een spannende proef op gang gebracht voor bedrijfsbreed ‘werken op afstand’ in de recruitmentwereld. Nu organisaties aanpassingen doorvoeren om prioriteit te geven aan de gezondheid en veiligheid van hun werknemers, proberen velen inzicht te krijgen in de beste manieren om de huid
Management teams bij de meeste recruitment organisaties zijn bezig met het vastleggen en implementeren van hun bedrijfscontinuïteit plannen in de nieuwe thuiswerkomgeving. Hoewel dit misschien niet het ideale moment is om te veel nieuwe workflows en processen te introduceren, is dit zeker het moment waarop je jouw registratiesysteem (ATS/CRM) kunt gebruiken om de huidige workflow en processen te optimaliseren. Organisaties die dat doen, zullen profiteren van een verbeterde thuiswerkproductiviteit.
Hier volgen drie tips die je staffing of recruitmentbureau kan gebruiken om het meeste uit je ATS/CRM te halen wanneer je op afstand werkt:
1) Houd de ‘status’ van je dossiers actueel:
Of het nu gaat om je vacature-, kandidaat- of klantdossiers, zorg ervoor dat de statussen actueel zijn. Hoewel de meeste bedrijven al proberen de nauwkeurige status van hun dossiers bij te houden, is het nog belangrijker om dit te doen wanneer al je teamleden op afstand werken. Het is heel nuttig om van je CRM de ‘one source of truth’ voor je teams te maken in zulke tijden. Daarom moeten alle gebruikers, of het nu je recruiters of accountmanagers zijn, er dagelijks voor zorgen dat zij:
- De statussen van klanten en kandidaten, die deel uitmaken van de workflow van de organisatie, nauwkeurig bijhouden
- Vacatures sluiten die niet echt openstaan
- De statussen van alle openstaande vacatures updaten om te laten zien of ze:
- Openstaan voor kandidaten
- Vervuld zijn
- Op ‘on hold’ staan
2) Maak gebruik van ‘hotlists’ voor samenwerking en prioritering
De meeste recruitment ATS/CRM-systemen bieden je de mogelijkheid om vacatures, kandidaten of klantencontacten te groeperen in ‘hotlists’, op basis van door jou gedefinieerde criteria. Deze kunnen worden gedeeld met andere gebruikers of privé worden gehouden voor individueel gebruik. Wanneer al je gebruikers vanuit huis werken, kunnen deze hotlists helpen bij het ondersteunen van efficiënte communicatie, samenwerking en prioritering.
Use cases:
- Je recruitment en sales managers kunnen hotlists gebruiken om dagelijkse prioriteiten voor hun teams vast te stellen.
- Je accountmanagers en recruiters kunnen gebruik maken van contact- of kandidaat-hotlists om hun dagelijkse connect goals te bereiken.
3) Gebruik rapportage en analytics voor verwachtingsmanagement
Hoewel de meeste staffing en recruitment bedrijven een vorm van rapportage/analyse hebben die ze gebruiken om verschillende dimensies van hun bedrijf te verkennen, zou het in deze tijd van thuiswerken nuttig zijn om te kijken of je rapportagetool kan worden gebruikt om dagelijkse activiteiten en verwachtingen van medewerkers te volgen en beheren. Dergelijke rapportages kunnen je recruiters en sales teams aangepaste en empathische feedback geven. Het kan hen helpen zich aan te passen aan de nieuwe thuiswerkomgeving die ze misschien niet gewend zijn.
Hoewel dit uitdagende tijden zijn en management teams veel aan hun hoofd hebben, zal een goed uitgevoerde ATS/CRM-optimalisatie strategie hun werknemers een eind op weg helpen. Het helpt de organisatie om beter te communiceren, samen te werken en te prioriteren. Hiermee kunnen zij het productiviteits- en efficiëntieniveau behouden (of zelfs stimuleren).
Over de auteur: Aparna Bagri, oprichter van Datavine, is een senior leidinggevende en technologie professional met meer dan 20 jaar werkervaring. Als liefhebber van technologie, is Aparna altijd enthousiast om innovatieve strategieën te bespreken, aan te leren en te delen. Strategieën die organisaties in de detacherings-, recruitment- en staffingbranche gebruiken om hun doelen, mensen, cultuur en routines te ondersteunen. Neem gerust contact met haar op via LinkedIn.
