Het implementeren van recruitment software; hoe gaat dat in z’n werk?
Sinds augustus 2008 werk ik als consultant bij Connexys en verzorg de implementaties van nagenoeg alle nieuwe klanten die onze recruitment software afnemen. Tot twee jaar geleden waren alle implementaties vooral gericht op door onszelf ontwikkelde software maar de laatste jaren bieden wij vergelijkbare functionaliteiten aan binnen het Salesforce platform. Dit laatste is niet mijn expertise en daardoor zijn er de laatste tijd ook zeker implementaties die door mijn collega consultants worden uitgevoerd.
Een implementatie heeft logischerwijs altijd een beginpunt waarbij een aantal standaard zaken georganiseerd moeten worden voordat er een start gemaakt kan worden. Als eerste moet de getekende opdracht er zijn en een overdracht van het project vanuit sales en/of accountmanagement plaatsvinden, voordat ik met de klant in gesprek kan gaan. Tijdens de kennismaking met de klant spreek ik de offerte nog eens door om er zeker van te zijn dat de aangeboden producten ook conform de verwachtingen van de klant zijn. Daarna maken we gezamenlijk een zo gedetailleerd mogelijke planning zodat er een duidelijk beeld is van het tijdspad dat we nodig hebben om het project goed af te ronden.
Tijdens een eerste afspraak met de voltallige projectgroep delen we het tijdspad en bespreken we tot in detail het hele project. In deelsessies gaan we in op de verschillende processen die wel / of niet beschikbaar zijn. Deze processen zijn nodig om er voor te kunnen zorgen dat de werkwijze vertaald kan worden naar een voor de klant werkbare workflow. Ook bespreken we samen hoe de sollicitatieformulieren eruit moeten zien. Het formulier dat gemaakt gaat worden is altijd gelijk aan de opmaak van de website van de klant maar kan afhankelijk van het publicatiekanaal (internet / intranet) verschillend zijn in vragen. Ook een eventueel open sollicitatieformulier kan afwijkend zijn voor wat betreft de inhoud.
Aansluitend wordt alles vastgelegd in een functioneel ontwerp en ter goedkeuring bij de klant aangeboden. Zodra het functioneel ontwerp voor akkoord binnen is starten de bouwwerkzaamheden en wordt het conform planning opgeleverd. Ook kan de eventuele webbouwer de werkzaamheden aan de website nu gaan verzorgen (al kunnen wij desgewenst ook een werken-bij website opleveren).
De klant heeft nu de mogelijkheid het geheel te testen, waar nodig worden kleine wijzigingen doorgevoerd zodat het geheel naar wens is. Zodra dit klaar is kan de beheerdertraining worden gegeven en kan de database worden gevuld met de nodige informatie. Dit vullen van de database doet de klant zelf, vanzelfsprekend onder begeleiding. Nu is het tijd voor de gebruikerstraining en zodra deze is afgerond kan de website live en het project worden afgerond!
Uiteraard is bovenstaande een ‘best case scenario’. Ik heb ons product op deze manier binnen drie dagen in goed overleg en met veel voorbereiding geïmplementeerd. De praktijk zegt echter dat er over het algemeen veel water door de Rijn moet stromen om er voor te zorgen dat iedereen meegaat in een project, alle neuzen dezelfde kant op staan en het belang van het project helder is.
Consultant / projectmanager zijn is een mooi vak, het is leuk hobbels en bezwaren op te pakken en op te lossen met als doel met de interne organisatie iets moois te implementeren waar onze klanten tevreden mee zijn. Connexys heeft mooie oplossingen te bieden binnen recruitment en mobiliteit en het is gaaf daar deel van uit te maken.
