Een succesvolle VMS implementatie in 10 stappen
Je weet het zeker: “We hebben een Vendor Management Systeem nodig! En liever vandaag dan morgen!” Maar hoe creëer je draagvlak binnen je organisatie, welke leverancier past bij jouw specifieke behoefte en waar moet je verder allemaal rekening mee houden tijdens een VMS implementatie? In dit blog lees je 10 tips om te komen tot een succesvolle implementatie van een Vendor Management Systeem binnen je HR en ICT organisatie.
1. Creëer draagvlak
Een van de meest gemaakte fouten bij een VMS implementatie is het (te) laat betrekken van de belangrijkste partijen in het beslissingsproces. Zodra je na begint de denken over de aanschaf of vervanging van een Vendor Management Systeem worden het senior management en inkoop veelal direct betrokken. HR wordt al vaak over geslagen. Maar wat te denken van bijvoorbeeld de afdelingen HR, Legal en Finance. Zorg dat je ook je hier de belangrijkste stakeholders in beeld hebt, maak gebruik van hun kennis en betrek ze direct. Zo sta je later in het project niet voor verrassing en creëer je medestanders in plaats van tegenstanders. Dit betaalt zich uit in het verdere selectietraject.
2. Stel een projectteam samen
Het klinkt als een open deur, maar ook een projectteam stel je vroeg in het proces samen. Zorg voor projectleden met het juiste mandaat. Later wordt de stuurgroep aangevuld met een senior manager vanuit de leverancier; zodat ook hun stem gehoord wordt. Het kloppend hart voor je project is uiteindelijk echter de project manager, kies hier voor iemand vanuit de ICT hoek maar zorg daarnaast ook voor een rechterhand vanuit de afdeling HR. Op deze manier belicht je het project zowel vanuit de technische alsmede functionele kant en kun je efficiënter samenwerken met de leverancier.
3. Specificeer je behoeftes
Alvorens je leveranciers uit gaat nodigen is het met name belangrijk dat je intern duidelijk hebt wat je precies zoekt in een Vendor Management Systeem. Schrijf daarom je inhuurprocessen uit en vertaal dit in concrete functionaliteiten of zogezegde user stories; Wat verwachten (eind)gebruikers van een VMS? Een dergelijke overzicht maakt je behoefte richting leveranciers ook meteen transparant. Naast het functionele stuk definieer je in deze fase ook de wensen en behoefte op het gebied van je ICT landschap; denk hierbij aan bijvoorbeeld eisen rondom data opslag, eventuele integratie wensen en beperkingen binnen je ICT landschap. Door je behoefte zo te specifiëren heb je vóór de gesprekken met de leveranciers inzichtelijk wat je nu eigenlijk écht wilt met een Vendor Management Systeem.
4. Ervaar de leveranciers
Het kiezen van een Vendor Management Systeem is meer dan het afvinken van een functionaliteitenlijst. Deze werkwijze is overigens prima om te komen van 10 naar 5 leveranciers. Maar om echt gevoel te krijgen bij een VMS wil je de applicatie met eigen ogen zien; is het gebruiksvriendelijk en voldoet het aan onze verwachtingen? Doordat je een duidelijke lijst met specificaties hebt gedefinieerd zou de leverancier in staat moeten zijn om zijn productdemonstratie naadloos af te stemmen op jouw specifieke behoeftes. Dwing dit ook af en laat je niet verleiden tot een verkoopverhaal met standaard schermen in de applicatie; je wilt jouw proces zien van A tot en met Z. Naast het functionele gedeelte is er natuurlijk ook nog de persoonlijke klik, een VMS project is een intensieve periode die je met elkaar door gaat brengen dus je moet het gevoel hebben met de leverancier een lange termijn relatie aan te kunnen gaan.
5. Doe een referentiebezoek
Na de eerste kennismaking met de applicaties blijven er 2 á 3 leveranciers over waarbij je een goed gevoel hebt en die allen gelijkwaardig scoren. Een referentiebezoek kan de uiteindelijke keuze vereenvoudigen. Ook hier geldt weer dat je de applicatie wilt ervaren, dus vraag om een klant waar je langs kunt gaan om alles in werking te zien. Spreek met gebruikers en krijg hierdoor een reëel beeld van wat de applicatie wel en vooral ook niet kan. Vraag door hoe het project verlopen is; wat ging er goed wat ging er minder? Hoe acteerde de leverancier en hoe verloopt de support na afsluiting van het project? Met deze informatie moet je vervolgens in staat zijn om de keuze te maken, en anders kun je natuurlijk altijd de afdeling inkoop aan het werk zetten om tot een definitieve keuze te komen.
6. Schrijf een goede PID
Het project initiatie document, oftewel PID. Dit document kun je met recht de rode draad binnen een VMS implementatie noemen. In de eerste plaats zorg je hier middels een onderbouwde business case en een lijst van functionele behoeftes voor een intern akkoord om te starten met het implementeren van het Vendor Management Systeem. Daarnaast is het voor alle betrokkenen, zowel intern alsmede extern, een naslagwerk voor, tijdens en na het project. Want geloof me, niets is fijner dan een duidelijke PID zodra je met leveranciers in discussies komt over al dan niet ‘in scope’ werkzaamheden. Betrek de leverancier daarom ook actief bij het opstellen van je PID, zo zet je beide je handtekening onder het project en heb je direct een acceptatiedocument aan het einde van het traject.
7. Streef naar proces optimalisatie
Een valkuil bij het implementeren van een Vendor Management Systeem is om te denken vanuit de gedachte “ja maar, zo doen we het al jaren en dat werkt prima”. Bij het definiëren van je inhuurprocessen heb je juist dé kans om heilige huisjes af te breken. Ga met je collega’s in discussie over werkprocessen en grijp daarbij het nieuwe VMS aan om nieuwe werkwijzen te introduceren. Zoek hierbij de grenzen op van de mogelijkheden die je leverancier biedt met zijn applicatie, Zorg echter wel voor mandaat om beslissingen te nemen, want voor je het weet verzandende de workshops rondom je proces enkele en alleen in discussies. Stel daarom ook niet alles ter discussie, sommige processen werken gewoon prima en behoeven geen aanpassing.
8. Betrek alle gebruikers
Een VMS implementatie leent zich prima om periodiek de voortgang binnen het project te tonen middels bijvoorbeeld sprint sessies. Zorg bij deze sessies voor een breed publiek; managers, HR medewerkers, recruiters, iedereen die de applicatie gaat gebruiken moet de gelegenheid krijgen om de applicatie te ervaren. Door alle gebruikers te betrekken creëer je al vroeg in het traject ook draagvlak bij deze groep, bovendien zien ‘twee meer dan één’ en zul je zien dat je toch niet ieder proces tot in detail uitgedacht had. Vraag aan je leverancier vanaf dag één toegang tot het VMS, zodat je de voortgang kunt zien als een huis dat gebouwd wordt.
9. Test kritisch
Het testen van het Vendor Management Systeem is je laatste kans om de applicatie kritisch te keuren. Ook dit klinkt heel logisch maar de praktijk leert dat het testen niet altijd even serieus wordt genomen binnen organisaties. Zorg daarom voor eigen testscripts op basis van de functionaliteiten die in de PID beschreven staan. Maar durf ook van de gebaande paden af te stappen; test niet alleen het reguliere proces, maar zet onlogische stappen, druk op verkeerde knoppen en kijk wat er gebeurd. Het heet niet voor niets gebruikers acceptatie testen (GAT) en je geeft hier een definitief akkoord om de VMS in dienst te nemen.
10. Geen “Big Bang”
Een Vendor Management Systeem heeft impact op je bedrijfsprocessen, bedenk daarom goed of je het gehele bedrijf tegelijk live wilt brengen. Soms is het verstandiger om te starten met enkele kritische afdelingen om het draagvlak te vergroten, en de overige afdelingen later aan te sluiten. Mocht je het VMS daarnaast aansluiten op je ERP systemen dan is een big bang sowieso een no-go. Breng het VMS in dat geval standalone live en plan met de leverancier een fase twee waarin de integratie wordt gerealiseerd. Houdt uiteraard wel tijdens het project rekening met deze standalone fase en zorg voor een tijdelijke oplossing in de processen voor het ontbreken van integratie.
