De match is gemaakt. Wat nu?
Als organisatie zijn we gespecialiseerd in het automatiseren en optimaliseren van werkprocessen, en onze klanten maken graag gebruik van de mogelijkheden die we hierin bieden. Uiteraard draait dit allemaal om het slimmer en sneller vinden en binden van talent en als specialist voor maatwerkoplossingen heb ik al heel wat onderdelen in het traject van sollicitant tot medewerker op verzoek van onze klanten vertaald naar onze techniek.
Er is echter een specifiek stuk van dit traject waar verrassend weinig aandacht aan besteed wordt en dat is de instroom, een aangenomen kandidaat omvormen tot een medewerker. Van al onze klanten heb ik er maar eentje die een volwaardige automatisering heeft ingericht om het proces van indiensttreding zo soepel en snel mogelijk te laten verlopen. Dit doen ze door tijdens de procedure alle benodigde informatie te verzamelen en dat digitaal over te dragen aan de personeelsadministratie.
Nu is het voor een deel van mijn klanten niet zinnig om dit proces te gaan digitaliseren: als je maar een paar kandidaten aanneemt is het eenvoudiger om dit handmatig te verwerken. Voor veel van onze klanten kan het echter wel een interessante mogelijkheid zijn: geautomatiseerd alle nieuwe medewerkers klaar zetten in het personeelsinformatiesysteem kan een hoop werk schelen. Ik wil dan ook graag een mogelijke methode hiervoor uitwerken, het proces valt in een paar stappen uiteen:
Stap 1 – Sollicitatie
Dit spreekt voor zich, je hebt een reactie nodig om die te kunnen behandelen. Maak je in dit stadium niet te druk over of je alle mogelijke informatie wel hebt, ik adviseer mijn klanten altijd om met het sollicitatieformulier alleen die gegevens uit te vragen die je nodig hebt voor de selectie.
Stap 2 – Aanbieding
Een sollicitant wordt pas een medewerker nadat hij een aanbieding accepteert, ook dat spreekt voor zich. Je hebt als gebruiker echter de mogelijkheid om een aanbieding heel gedetailleerd in te vullen, behalve schaal en trede kan bijvoorbeeld ook vastgelegd worden of de medewerker recht krijgt op reiskostenvergoeding. Of je dit allemaal via mail communiceert aan de kandidaat is aan jou: je bepaalt zelf met behulp van mergeitems welke informatie in de e-mail terecht komt. Onze mergetool kent daarnaast nog een ander trucje: alle vastgelegde details kan je ook automatisch in een bijlage terecht laten komen. Een formeel document met de aanbieding opstellen kan dus ook!
Stap 3 – Aanvullende informatie
Tegen de tijd dat je weet wie je gaat aannemen wil je meer informatie hebben van je nieuwe medewerker. Hiervoor kan je eenvoudig een vragenlijst gebruiken, dit zorgt ervoor dat je niet beperkt bent in de informatie die je gaat vastleggen. Om je proces extra te borgen kan je de vragenlijst ook versturen als een integraal onderdeel van de aanbieding. De kandidaat kan dan niet via de workflow aangenomen worden als de vragenlijst nog niet retour is.
Stap 3b – Nog meer aanvullende informatie
Niet alleen jij hebt informatie nodig, ook de medewerker zal na indiensttreding veel informatie van je ontvangen. Dit kunnen we digitaliseren: waarom de medewerker niet automatisch toegang geven tot een online portal met alle relevante content? Ook dit heb ik wel eens voor een klant ingericht.
Stap 4 – Verwerken van de medewerker
Als het goed is heb je op dit punt alle informatie vastgelegd die je nodig hebt in het personeelsdossier, alleen dat dossier zelf moet nog aangemaakt worden. Hiervoor kan onze webservice ‘aangenomen kandidaten’ gebruikt worden, deze bevat alle informatie van de nieuwe medewerker, inclusief de inhoud van de vragenlijst(en). Hoe je de gegevens verwerkt is afhankelijk van het personeelsinformatiesysteem dat jullie gebruiken, doorgaans is er wel een zgn. connector beschikbaar om een import mogelijk te maken. Mijn klant heeft bijvoorbeeld zelf een functie geprogrammeerd om onze data te ‘vertalen’ naar hun personeelssysteem.
Stap 5 – Verzin een nieuwe invulling voor de vrijgekomen tijd
Het is natuurlijk moeilijk om te zeggen hoeveel tijd je gaat besparen en voordat dit gebeurt is er een investering nodig – minimaal in de benodigde uren om dit allemaal in te richten. Maar ik ben er van overtuigd dat dit je kan helpen met het verder optimaliseren van het werving en selectieproces binnen je organisatie.
Als je meer informatie wilt over de precieze mogelijkheden binnen jouw organisatie, neem dan contact op met je accountmanager.
