Opmerking: Dit populaire artikel over onderwerpregels voor e-mails naar kandidaten werd geschreven voor de COVID-19-crisis. Hoewel de tips in dit stuk nog steeds relevant zijn, verwijzen we je naar de nieuwe regels voor engagement voor advies over communicatie in de huidige omstandigheden.

---

De eerste indruk is alles. Een ferme handdruk, een vriendelijke glimlach, een kreukloos overhemd, frisgewassen ondergoed; al die oppervlakkige dingetjes dragen bij aan hoe je op anderen overkomt. Misschien heeft je oma je geleerd dat het om het innerlijk gaat, maar mensen kijken wel degelijk naar het uiterlijk.

In ons drukke, digitale moderne leven vinden eerste indrukken steeds minder in levenden lijve plaats. In plaats daarvan worden ze verstuurd als een reeks nullen en enen. Als recruiter stel je jezelf dagelijks digitaal aan mensen voor, dat hoort nou eenmaal bij het werk van mensen met elkaar in contact brengen. En e-mail is tegenwoordig het medium waarmee deze introducties plaatsvinden.

De onderwerpregel van jouw e-mail is die eerste indruk. Daarop zullen mensen je beoordelen. Het is dat kreukloze shirt en die gewiekste glimlach. Ruim een derde van de ontvangers zal op basis van dat regeltje bepalen of ze je mailtje al dan niet zullen openen.

Hoe zorg je er dus voor dat jouw digitale handdruk net zo overtuigend is als de fysieke versie?

1) Wees duidelijk, krachtig en beknopt

De ideale onderwerpregel is een combinatie van duidelijk, krachtig en beknopt. Hij geeft kort aan waarom de ontvanger het mailtje zou moeten openen, maakt hem of haar daar enthousiast over en brengt deze unieke en boeiende boodschap in zo weinig mogelijk woorden over. Het lijkt misschien een onmogelijke combinatie, maar deze kenmerken in gedachten houden, is essentieel om te zorgen dat je mailtje wordt geopend en je boodschap gelezen.

We gaan er even dieper op in.

Waarom duidelijkheid? Vage of misleidende koppen zorgen ervoor dat je mailtje meteen in de prullenbak verdwijnt. Het label spam krijgen kan je reputatie beschadigen en ervoor zorgen dat je latere mails geen kandidaten meer bereiken.

Hoe zorg je voor een krachtige impact? Een krachtige boodschap draait om persoonlijk overkomen en jezelf onderscheiden in een volle inbox. Vermijd algemene onderwerpregels en denk na over hoe je er een draai aan geeft die blijft hangen. Overweeg bijvoorbeeld een gezellige emoji te testen om te kijken hoe dat je open rates beïnvloedt:

En ten slotte, waarom beknopt? Volgens de e-mailexperts van Return Path zullen de ontvangers vooral onderwerpregels van e-mails lezen van tussen de 61 en 70 tekens.

Overweeg bijvoorbeeld een snelle, uitnodigende onderwerpregel te gebruiken, zoals: ‘Bakkie doen?’ in plaats van een lange, omslachtige manier om hetzelfde te zeggen:

Kort & krachtig:

Te omslachtig:

De korte en krachtige versie is gemakkelijker in je op te nemen en nodigt de ontvanger uit om het mailtje te openen om te zien waar het precies over gaat.

2) Houd het relevant

Waarom zou de ontvanger interesse moeten hebben in jouw mailtje? Wat levert het hem of haar specifiek op? Voor recruiters is deze vraag snel te beantwoorden als je interessante vacatures aan geschikte kandidaten stuurt, maar kan wat lastiger te beantwoorden zijn als je alleen even contact wilt maken met de werkzoekenden in je database – wellicht als onderdeel van een breder plan om de betrokkenheid van kandidaten op te krikken. Zorg ervoor dat je sleutelwoorden gebruikt die relevant zijn voor de specifieke kandidaat naar wie je het mailtje stuurt. Alternatieve functietitels en specifieke vaktermen dragen bij aan een geïnformeerde indruk en kennis van de unieke situatie van de ontvanger.

Een vage kop, zoals ‘Nieuwe marketingfuncties’ kan relevant zijn voor jouw marketingkandidaat, maar misschien ook niet. In een inbox vol andere prioriteiten, krijgt dit waarschijnlijk niet de aandacht die het verdient. Probeer in plaats daarvan een onderwerpregel die specifiek ingaat op de talenten en ervaring van de kandidaat in kwestie.

Zeer relevant:

Te vaag:

3)    De onderwerpregel van jouw e-mail is die eerste indruk

Een aantal leergierige mensen hebben het onderzoek naar de effectiviteit van onderwerpregels al voor je gedaan, en hebben de volgende stellingen kunnen bevestigen:

• Gebruik waar mogelijk ‘wie’ in plaats van waarom – mensen zijn meer geïnteresseerd in anderen dan in concepten
• Het woord ‘foto’ gebruiken in de onderwerpregel kan de interesse met 59% verhogen
• Uitleg (tussen haakjes) over de inhoud kan interesse met 112% verhogen
• Gepersonaliseerde onderwerpregels (die gebruik maken van de naam van de ontvanger) kunnen leiden tot 22,2% meer openingen.

4)  Vermijd termen waar spamfilters naar kijken

Voordat jouw mailtje geopend kan worden, zal deze langs twee spamfilters moeten komen. Eén daarvan is ingebouwd in de e-maildienst zelf, zoals Gmail en Outlook die alle e-mails scannen om te bepalen of ze mogelijk niet pluis zijn. De andere zijn de ogen van de ontvanger want als hij/zij een spammerig gevoel krijgt bij een mailtje, of denkt dat deze niets toevoegt, zal hij/zij die zonder aarzeling verwijderen. Of erger nog, het bericht zelf als spam markeren.

Er zijn bepaalde woorden die e-maildiensten onmiddellijk associëren met spam. Vermijd bijvoorbeeld ‘gratis’, ‘geld verdienen’, ‘$$$’, ‘bevestig’, ‘word lid’, ‘kans’ en ‘ondersteuning’. Laat de CapsLock-knop ook met rust, en wees niet te schreeuwerig!!!!

In plaats van loze beloftes of overdrijving kun je beter een relevante kop gebruiken om kandidaten aan te sporen jouw berichten te openen.

Zorgt voor interesse:

Activeert spamfilters:

De aardige mensen van HubSpot hebben een superhandige lijst van spamfilterwoorden samengesteld, alhoewel het vermijden van deze zeker niet zal garanderen dat je bericht het Postvak In van je ontvanger bereikt.

5)  Pak het creatief aan

Hier volgen een aantal van de creatievere onderwerpregels uit deze lijst met voorbeelden die mogelijk niet aan de bovenstaande tips voldoen, maar wel bewezen effectief zijn:

• ‘[Gemeenschappelijke kennis] adviseerde contact op te nemen – geen enkele vorm van marketing is effectiever dan een persoonlijke aanbeveling.
• ‘Open deze mail niet’ – zoals Derren Brown zo krachtig laat zien in deze video, zijn wij volwassenen net zo vatbaar voor omgekeerde psychologie als onze kinderen.
• ‘Zullen we hier nog mee doorgaan?’ – Als je contact opneemt met een databasecontact waar je lang niets van hebt gehoord, kun je best op een speelse manier verkennen of ze interesse hebben om de relatie nieuw leven in te blazen.
•     [Helemaal geen onderwerpregel] – Een onderzoek naar ruim zes miljoen e-mails toonde verrassend genoeg aan dat deze 8% vaker geopend werden dan mailtjes die er wel een hadden!

De eerste indruk, al dan niet digitaal, telt. En hoewel de regels van jezelf voorstellen via nullen en enen wellicht wat minder voor de hand liggen dan die in de echte wereld, kun je de bovenstaande tips in ieder geval beschouwen als het digitale equivalent van gewassen en geschoren voor de dag komen.

Klaar om deze tips in de praktijk toe te passen? Hier volgt een lijst met voorbeelden van onderwerpregels waar recruiters inspiratie uit kunnen putten:

[BEDRIJF] wil mensen zoals jij, [VOORNAAM]

Bakkie doen, [VOORNAAM]? Ik trakteer.

Klaar voor wat anders, [VOORNAAM]? Wij kunnen je daarbij helpen.

[VOORNAAM], ik ben een sterk [SECTOR]team aan het samenstellen.

Een nieuwe [SECTOR]vacature met jouw naam erop, [VOORNAAM]!

De bezemkast of de C-suite, [VOORNAAM]?

Heb je wel eens gedroomd van deze baan aan de [HOGESCHOOL/UNIVERSITEIT]?

Nu of nooit, [VOORNAAM]

[NAAM REFERENTIE] vindt jou een uitstekende [BEROEP]

Hopelijk kun je als marketeer mijn onderwerpregel waarderen, [VOORNAAM]

Perfecte job voor een [FUNCTIETITEL] gespecialiseerd in [VAARDIGHEID]

Heb je het naar je zin bij [HUIDIGE WERKGEVER]?

[VOORNAAM], dat is lang geleden.

[VOORNAAM], mijn oog is op jouw cv gevallen

---