De kandidaat centraal in het kandidaatportaal
Het kandidaat-portaal is een omgeving binnen het recruitmentsysteem, waarop de kandidaat zelf kan inloggen om zijn gegevens te beheren, bepaalde onderdelen binnen het sollicitatieproces te doorlopen of extra informatie op te geven in het kader van het aannametraject. Een omgeving waarin de kandidaat centraal staat en zelf in control is.
Er verandert altijd wel iets
Stel: een kandidaat solliciteert bij jouw bedrijf en laat daarbij zijn gegevens achter. Maar wat nu als de kandidaat zijn gegevens wil wijzigen? Dan moet hij of zij elke keer de recruiter bellen. Connexys is van mening dat dit makkelijker, minder foutgevoelig en ook nog eens laagdrempeliger kan.
Een ander voorbeeld: de recruiter is van plan om een kandidaat aan te nemen en doet deze persoon een aanbieding. Maar voordat het indiensttredingsproces afgerond kan worden, zijn er extra gegevens nodig (bijv. BSN of een kopie van het ID-bewijs). Hoe kun je die gegevens bij een kandidaat uitvragen, zonder daarvoor een foutgevoelig medium als e-mail of handgeschreven formulieren te gebruiken?
De kandidaat-portal
Voor dit soort zaken heeft Connexys een oplossing: het kandidaat-portaal. Een omgeving in het ATS waarop de kandidaat zelf kan inloggen om zijn gegevens te beheren, bepaalde fasen van het sollicitatieproces te voltooien of om extra informatie op te geven in het kader van het aannametraject. In het kort bevat de kandidaat-portal de volgende belangrijke functionaliteiten:
-
- Inschrijven voor jobalerts
- Inzicht in gegevens
- Controle op de voortgang van assessments, psychologische tests en competentie-analyses
- Mogelijkheden om in het kader van privacywetgeving acties uit te voeren.
- Het kunnen invullen van een indiensttredingsformulier in het kader van een aannametraject.
- Voor medewerkers: het gebruik van de portal als instrument bij mobiliteit.
Inschrijven voor jobalerts
Stel: een kandidaat vindt het interessant om op de hoogte gehouden te worden van relevante vacatures bij jouw bedrijf. Dan kan de kandidaat zich inschrijven op een jobalert. Hij krijgt dan periodiek bericht over de voor hem relevante vacatures. Deze jobalerts zijn door jou instelbaar in het ATS van Connexys, zodat je precies kunt beheren welke criteria er voor deze mailings gelden.
Toegankelijk op elk device
De kandidaat-portal is zo opgebouwd dat hij goed gebruikt kan worden op een computer of tablet, maar ook op een mobiele telefoon. Zo kan de kandidaat op een makkelijke manier toegang krijgen tot zijn gegevens en die op elk gewenst moment wijzigen. De kandidaat-portal kan zo vormgegeven worden dat de look & feel in de portal overeenkomt met de huisstijl van jouw bedrijf.
Tests en assessments
In de kandidaat-portal is het daarnaast mogelijk om de kandidaat inzicht te geven in de voortgang van bijvoorbeeld tests of assessments. Vanuit Connexys kun je koppelen met de door jou gebruikte leverancier van dergelijke tests. Vaak wordt de kandidaat-portal ingezet om de kandidaat, na het invullen van het assessment, de mogelijkheid te geven vanuit zijn persoonlijke omgeving zijn resultaten direct in te zien. Zo kan hij zich bijvoorbeeld beter voorbereiden op een tweede gesprek.
Privacy
Zeker met de aanstaande veranderingen in de wetgeving rondom privacy, is de kandidaat-portal een waardevolle aanvulling op je ATS. Zo is het mogelijk om kandidaten te allen tijde inzicht te geven in de gegevens die over hem of haar bekend zijn in het systeem. Daarnaast hebben we functionaliteit bedacht in het kader van het ‘recht om vergeten te worden’. Deze nieuwe regel, die in 2018 van kracht zal worden, verplicht bedrijven om aan (in dit geval) kandidaten die mogelijkheid te geven. Om dat te bereiken koppelen we de kandidaat-portal aan onze anonimiseringsfunctionaliteit.
In de kandidaat-portal houden we sterk rekening met de strenge eisen die gesteld worden aan privacy. Dat zie je ook terug in ons recent behaalde ISO27001-certificaat. Daarmee tonen we aan dat we onze procedures op het gebied van informatiebeveiliging goed op orde hebben. Het bieden van functionaliteit op dat gebied aan onze klanten vinden we dan ook erg belangrijk.
Wil je meer informatie over anonimisering in combinatie met de kandidaat-portal, neem dan gerust contact op!
Voor interne medewerkers
Hoewel de naam ‘kandidaat-portal’ doet vermoeden dat deze alleen voor kandidaten bestemd is, is dat niet helemaal waar. We hebben namelijk een gedeelte van de portal speciaal toegespitst op gebruik binnen een mobiliteitstraject. Je kunt je voorstellen dat bij sommige taken in zo’n traject acties van de medewerker verwacht worden. Deze taken kunnen worden voltooid in de portal. Er zit flinke overlap tussen de mogelijkheden voor medewerkers en kandidaten: zo kun je als medewerker je gegevens aanpassen en is het ook mogelijk om de resultaten van een eerder gemaakte test terug te zien.
Het aantal mogelijkheden voor het inzetten van de portal in een mobiliteitscontext is legio, dus wil je hierover meer weten, laat het ons weten!
Aannametraject
De functionaliteit omtrent dit aannametraject is in 2016 toegevoegd aan de kandidaat-portal. Een groot voordeel van dit systeem is de laagdrempeligheid. Een kandidaat kan gemakkelijk inloggen door middel van zijn Google-, Facebook- of LinkedIn-account. Bij het invullen van het aannameformulier wordt de geldigheid van het burgerservicenummer en het IBAN-rekeningnummer gecontroleerd, zodat foutieve invoer tot een minimum beperkt wordt.
Voor de recruiter of de HR-afdeling is het aannameformulier vrij in te richten, wat ervoor zorgt dat er geen overbodige informatie aan de kandidaat gevraagd wordt. Daarnaast maakt dit het mogelijk om meer specifieke informatie te vragen.
Het aanname-traject werkt het best met een personeelsinformatie systeem, zoals AFAS of ADP, zodat de gegevens na de verwerking in Connexys direct doorgestuurd kunnen worden. Dit voorkomt fouten en bespaart veel tijd, zeker als er veel kandidaten in een korte tijd worden aangenomen.
Controle over eigen gegevens
Eigenlijk is de kandidaat-portal een onmisbare functionaliteit voor elke werkgever die graag in verbinding staat met zijn kandidaat. Het feit dat de kandidaat meer controle heeft over zijn gegevens, daar makkelijk bij kan en deze betrouwbaar kan beheren, maakt dat recruiters, HR-managers, kandidaten en medewerkers zich positief uitlaten over onze portal.
Ook jouw kandidaat centraal stellen?
Benieuwd naar de mogelijkheden voor een kandidaatomgeving in jouw ATS? Wij laten je graag zien hoe de kandidaatportal bij Connexys eruit kan zien. Maak een afspraak voor een persoonlijke toelichting.
