Ein ATS (Applicant Tracking System) ist bei erfolgreichen Personaldienstleistern nicht mehr wegzudenken, da es die Effizienz im Rekrutierungsprozess deutlich steigert. In diesem Artikel erfährst du, welche Funktionen ein ATS bietet und wie dein Unternehmen davon profitieren kann.

Was ist ein ATS? Bedeutung und Funktionsweise eines ATS

ATS steht für „Applicant Tracking System“, auf Deutsch: Bewerbermanagementsystem. Diese Software unterstützt Personaldienstleister, indem sie eine umfangreiche Datenbank für Bewerberinformationen bereitstellt und Routineaufgaben automatisiert. Doch was genau ist ein ATS und wie funktioniert es?

Für alle Kandidat:innen wird im ATS ein Datenbankeintrag erstellt, der alle Kontaktdaten, Lebensläufe, Zeugnisse und andere Bewerbungsdokumente enthält. Zudem können Interaktionen und Aktivitäten nachverfolgt werden, beispielsweise wann eine Kandidatin zuletzt eine E-Mail beantwortet hat oder wann ein Kandidat erfolgreich vermittelt wurde.

Moderne ATS-Software bietet weit mehr als eine einfache Datenbank. Mit Filter- und Matching-Algorithmen kann die Software eine Vorauswahl der Kandidat:innen treffen, sodass nur diejenigen Bewerbenden vorgeschlagen werden, die optimal zur Stellenausschreibung passen.

Vorteile eines ATS für Personaldienstleister

Ein ATS-System macht deinen Rekrutierungsprozess effizienter, da typische Routineaufgaben von Personalvermittlungen automatisiert und Kandidat:innen schneller vermittelt werden können. Dies spart nicht nur Zeit, sondern erhöht auch die Zufriedenheit deiner Kunden, da Positionen schneller besetzt werden.

Mit einem ATS kannst du:

• Bewerberdaten zentral speichern und verwalten
• Den gesamten Kommunikationsverlauf mit Kandidat:innen verfolgen
• Automatische Vorauswahl passender Kandidat:innen treffen lassen
• Zeit bei der Bearbeitung von Bewerbungen sparen
• Den Rekrutierungsprozess transparent und nachvollziehbar gestalten

Ein ATS hilft dir und deinem Team, den Rekrutierungsprozess zu optimieren und gleichzeitig die Qualität deiner Dienstleistungen zu erhöhen. So kannst du dich auf die wichtigen Aspekte der Personalberatung konzentrieren und gleichzeitig deine Effizienz steigern.

Hauptfunktionen eines modernen ATS

Ein modernes ATS bietet zahlreiche Funktionen, die den Rekrutierungsprozess effizienter gestalten. Hier sind die wesentlichen Funktionen im Detail beschrieben und wie sie deine Arbeit als Personaldienstleister unterstützen können.

Bewerbermanagement & Kontakthistorie

Im Zentrum eines ATS steht seine umfangreiche Datenbank, in der jede:r Kandidat:in einen eigenen Eintrag hat. Diese Einträge funktionieren ähnlich wie digitale Akten, in denen alle wichtigen Daten und Korrespondenzen gespeichert sind.

Neuer Eintrag bei Bewerbungseingang: Sobald eine Bewerbung eingeht, erstellt das ATS automatisch einen neuen Eintrag in der Datenbank. Hier werden alle relevanten Informationen wie Name, Kontaktdaten, Lebenslauf, Zeugnisse und Zertifikate gespeichert.

Dokumentation von Kommunikation: Das ATS ermöglicht die Ablage von E-Mail-Verläufen, Gesprächsnotizen und anderen Kommunikationsdetails. Du kannst sehen, wann ein Gespräch stattgefunden hat, welche E-Mails ausgetauscht wurden und welche Schritte im Bewerbungsprozess bereits durchlaufen wurden.

Statusverfolgung im Bewerbungsprozess: Das ATS zeigt den aktuellen Status jedes Bewerbers im Rekrutierungsprozess an. Du kannst nachvollziehen, ob ein Vorstellungsgespräch stattgefunden hat, ob ein Kandidat vom Kunden abgelehnt wurde oder ob er erfolgreich vermittelt wurde.

Effiziente Kontaktaufnahme: Dank der umfassenden Datenbank kannst du gezielt mit bestimmten Bewerbergruppen in Kontakt treten. Bei neuen Stellenausschreibungen kannst du beispielsweise nach noch nicht vermittelten Talenten filtern oder solche anschreiben, die bereits erfolgreich vermittelt wurden, aber für einen Stellenwechsel in Frage kommen könnten.

CV-Parsing

Die Zeiten, in denen du Lebensläufe manuell auswerten und die relevanten Daten in Tabellen eintragen musstest, sind vorbei – oder sollten es sein. Ein modernes ATS übernimmt diese Aufgabe automatisch.

Automatische Datenextraktion: Wenn du einen Lebenslauf erhältst, scannt die Software diesen und extrahiert alle relevanten Daten. Dieser Prozess wird CV-Parsing genannt. Informationen wie Name, Adresse, Geburtsdatum, Qualifikationen und Fähigkeiten werden automatisch in der Datenbank kategorisiert. Das erleichtert die Suche nach bestimmten Daten und den Vergleich mit anderen Talenten.

Bewerberbewertung, Filterung & Matching

Eine ATS-Software unterstützt dich bei der Vermittlung von Kandidat:innen auf vielfältige Weise. Sie kann deine gesamte Datenbank nach bestimmten Merkmalen durchsuchen, zum Beispiel nach einem bestimmten Skillset. Die Software zeigt dir dann sofort die passenden Talente an.

Automatisches Matching: Moderne ATS-Software wie von Bullhorn geht noch einen Schritt weiter: Sie gleicht die Anforderungen aus der Stellenausschreibung automatisch mit den Fähigkeiten deine:r Bewerber:innen ab. So bekommst du auf Knopfdruck die am besten geeigneten Fachkräfte für eine Position und kannst diese zeitnah deinen Kunden vorschlagen.

Job-Posting

Ein gutes ATS übernimmt auch das Inserieren von Stellenangeboten für Personaldienstleister. Viele ATS-Systeme lassen sich problemlos mit großen Jobportalen wie Stepstone, Indeed und anderen verbinden.

Automatische Veröffentlichung

Du kannst all deine Stellenanzeigen automatisch und zu einem festgelegten Zeitpunkt veröffentlichen lassen. Bewerbungen, die über diese Portale eingehen, werden ebenfalls automatisch von der Software in der Datenbank erfasst.

E-Mail-Integration

Ein Applicant Tracking System lässt sich in MS Outlook oder Gmail integrieren. Im ATS siehst du dann direkt alle E-Mails, die du von Kandidat:innen erhalten hast. Das ATS übernimmt automatisch sämtliche E-Mail-Anhänge wie Lebensläufe und Zeugnisse und speichert sie in der Datenbank. Manuelle Fehler werden so minimiert und die komplette Kommunikation an einem Ort gebündelt.

Reporting

Umfangreiche Reporting- und Performance-Tracking-Funktionen sind unverzichtbare Funktionen eines jeden ATS. Diese ermöglichen es dir, deinen unternehmerischen Erfolg genau zu bewerten.

Übersichtliche Dashboards

In klar strukturierten Dashboards kannst du sehen, wie viele Stellen noch unbesetzt sind, wie viele Kandidat:innen sich im Bewerbungsprozess befinden und wie viele erfolgreich vermittelt wurden. Diese Einblicke helfen dir, den aktuellen Stand und den Fortschritt deiner Rekrutierungsmaßnahmen jederzeit im Blick zu behalten.

Team-Performance

Das ATS zeigt dir auch die Leistung deines Recruitment-Teams: Welcher Recruiter hat die meisten Talente in einem bestimmten Zeitraum vermittelt und wie ausgelastet sind die einzelnen Teammitglieder? Diese Informationen sind wichtig, um Einblicke in die Effizienz des Teams zu gewinnen und gezielt Verbesserungen vorzunehmen.

Mobile App

Ein modernes ATS bietet zusätzlich zur PC-Software auch eine mobile App. Diese ermöglicht es Ihnen, jederzeit und von überall auf die wichtigsten Funktionen zuzugreifen und mit deinen Kandidat:innen sowie deinem Team in Kontakt zu bleiben. So bleibst du auch unterwegs stets auf dem Laufenden und kannst schnell auf Entwicklungen reagieren.

Die Vorteile eines ATS für Personalvermittlungen

Aus den oben genannten Funktionen lassen sich bereits zahlreiche Vorteile eines ATS für Personaldienstleister ableiten. Hier sind die wesentlichen Vorteile nochmals kompakt für dich zusammengefasst.

Effizientere Prozesse

Ein ATS automatisiert viele Routineaufgaben, wodurch der Rekrutierungsprozess erheblich verkürzt wird. Du sparst viel Zeit, das du sonst für das manuelle Prüfen von Lebensläufen aufwenden müsstest. Stattdessen kannst du dich auf die Kommunikation und Pflege persönlicher Beziehungen zu Bewerber:innen und Kunden konzentrieren. Diese gesteigerte Prozesseffizienz ermöglicht es dir, mehr Kundenanfragen in kürzerer Zeit zu bearbeiten, was letztlich deinen Umsatz steigert.

Bessere Kommunikation mit Bewerbenden

Ein ATS bietet eine umfassende Übersicht über die komplette Kontakthistorien deine:r Kandidat:innen. Du kannst den Bewerberstatus und die letzte Aktivität schnell einsehen. Wenn du eine neue Stelle zu besetzen hast, kannst du passende Talente mit nur einem Klick herausfiltern und direkt per E-Mail kontaktieren.

Schnellere Vermittlung

Dank der Filter- und Matching-Algorithmen eines ATS kannst du deinen Kunden schneller geeignete Kandidat:innen vorschlagen. Dies erhöht die Kundenzufriedenheit und ermöglicht es dir, die Provision für erfolgreiche Vermittlungen schneller zu verbuchen.

Unterschied zwischen ATS und CRM

Ein CRM (Customer Relationship Management) ist ähnlich wie ein ATS, konzentriert sich jedoch auf die Verwaltung von Kundenbeziehungen. Es bietet Einblicke in das Verhalten deiner Kunden, wie viele Leads generiert wurden und wie viele zu Erstgesprächen oder Vertragsabschlüssen geführt haben.

Für Personaldienstleister ist es ideal, sowohl ein ATS als auch ein CRM-System zu nutzen, um die Prozesseffizienz und Vermittlungsqualität zu optimieren. Mit einer integrierten Lösung wie dem ATS CRM von Bullhorn kannst du beide Systeme in einem Tool vereinen und so alle Vorteile beider Systeme nutzen.

Implementierung eines ATS in deinem Unternehmen

Um die maximale Effizienz eines ATS-Systems zu erreichen, muss es optimal auf die Unternehmensprozesse abgestimmt und nahtlos integriert werden. Vor der Anschaffung ist es daher wichtig, die benötigten Funktionen festzulegen und die internen Prozesse zu analysieren, um die beste Passform zu gewährleisten. Gegebenenfalls müssen auch bestehende Prozesse angepasst werden, um eine optimale Nutzung des ATS zu ermöglichen.

Anforderungen festlegen

Definiere zunächst die Anforderungen an die ATS-Software. Liste alle benötigten Funktionen auf und priorisiere diese. Hier ein Beispiel für eine solche Liste:

1. Kandidatendatenbank mit Filterfunktion: Eine zentrale Datenbank, die es ermöglicht, Talente nach verschiedenen Kriterien zu filtern.
2. Matching-Algorithmen: Automatische Vorschläge von Bewerber:innen, die optimal zu den Stellenausschreibungen passen.
3. CV-Parsing: Automatische Extraktion relevanter Daten aus Lebensläufen.
4. Anbindung an Jobportale: Integration mit großen Jobportalen zur automatischen Veröffentlichung von Stellenanzeigen.
5. Mobile App: Zugriff auf das ATS von unterwegs, um auch mobil arbeiten zu können.
6. Integration in E-Mail-Systeme: Nahtlose Integration in bestehende E-Mail-Systeme wie MS Outlook oder Gmail für eine effiziente Kommunikation.

System integrieren

Hast du einen Anbieter für dein ATS gefunden, das alle wichtigen Funktionen erfüllt, geht es an die Integration. Gute ATS-Anbieter unterstützen dich dabei und schulen dein Team, damit die Anfangsphase möglichst reibungslos verläuft.

Je nach ATS kann es notwendig sein, einige Prozessschritte in deinem Rekrutierungsprozess anzupassen. Überarbeite gemeinsam mit deinem Team die Prozesse, um sicherzustellen, dass alle Mitarbeiter:innen das neue System und eventuelle Veränderungen akzeptieren.

System kontinuierlich evaluieren & optimieren

Sobald das System integriert ist, du und dein Team damit arbeitet, sammelst du Erfahrungen. In der Anfangsphase kann es sein, dass noch nicht alles optimal läuft. Analysiere in Ruhe, was funktioniert und was nicht. Dein ATS-Anbieter kann dir auch hierbei Unterstützung bieten und beim Optimieren helfen.

Lege regelmäßige Zeitpunkte fest, um die Performance deines Systems und deiner Prozesse im Detail zu überprüfen, z.B. alle drei Monate. Durch regelmäßige Bewertungen und Vergleiche mit früheren Werten erkennst du leicht, wie es um die Effizienz steht.

Stelle dir bei der Auswertung folgende Fragen:

• Wie viel Zeit sparen wir, weil wir keine Lebensläufe mehr manuell durchsehen müssen?
• Wie viele Kandidat:innen haben wir in den letzten drei Monaten oder seit Einführung des ATS erfolgreich vermittelt?
• Ist die Kundenzufriedenheit gestiegen? Erhalten wir besseres Feedback?
• Wie lange dauert es jetzt im Schnitt, Talente im Vergleich zu vorher zu vermitteln?
• Erhalten wir im Vergleich zu früher mehr Bewerbungen?

Solche Metriken unterstützen dich dabei, deine Prozesse weiter zu verbessern und effizienter zu gestalten. Achte bei der Optimierung darauf, nicht zu viele Schritte auf einmal zu ändern, da es Zeit braucht, bis die Änderungen Wirkung zeigen.

Fallstudien und Erfolgsbeispiele

Zur Verdeutlichung, wie die richtige Software einem Unternehmen bei der Effizienzsteigerung hilft, schauen wir uns ein Beispiel an. Hier hat sich die EIM Executive Interim Management GmbH zur Einführung des Bullhorn-Systems entschlossen.

Die EIM GmbH ist eine internationale Managementberatung, die sich auf die Vermittlung von Interimsmanagement-Positionen spezialisiert hat. Weltweit hat das Beratungsunternehmen 31 Büros, 100 Partner:innen und 30.000 Interimsmanager:innen. Das bedeutet einen hohen Organisations-, Verwaltungs- und Koordinationsaufwand.

Vor Bullhorn hatte EIM Probleme mit mangelnder Prozessstruktur und Datensilos. Jedes Büro hatte eigene Prozesse und Methoden zur Kandidaten- und Kundenverwaltung. Die Zusammenarbeit zwischen einzelnen Teams war dadurch sehr schwer. Zudem konnten Projektfortschritte nicht transparent verfolgt und Erfolge gemessen werden.

Nach der Implementierung des Bullhorn-ATS und -CRM konnte EIM die Anzahl der abgeschlossenen Projekte um 75 % steigern. Die Effizienz stieg erheblich und die Zusammenarbeit war auch länderübergreifend reibungslos. Bullhorn hat die EIM zu einem datenorientierteren Unternehmen gemacht, was dank effizienter Prozesse auch zu besseren Entscheidungen geführt hat.

 

 

Vorher und Nachher: EIMs Erfolgsgeschichte mit Bullhorn

Vor der Implementierung von Bullhorn hatte EIM mit einigen Herausforderungen zu kämpfen. Es fehlte an einer klaren Prozessstruktur, und die Daten waren in Silos verstreut. Jedes Büro hatte seine eigenen Methoden zur Verwaltung von Kandidaten- und Kundendaten, was die Zusammenarbeit zwischen den Teams erschwerte. Auch die Nachverfolgung von Projektfortschritten und die Erfolgsmessung waren nicht transparent und somit schwierig zu handhaben.

Nach der Einführung des Bullhorn ATS und CRM konnte EIM die Anzahl der abgeschlossenen Projekte um beeindruckende 75 % steigern. Die Effizienz der Arbeitsabläufe nahm deutlich zu, und die Zusammenarbeit funktionierte reibungslos, selbst über Ländergrenzen hinweg. Bullhorn hat EIM zu einem datenorientierteren Unternehmen gemacht, wodurch effizientere Prozesse und bessere Entscheidungen möglich wurden.

Insgesamt ist EIM äußerst zufrieden mit den Ergebnissen der Bullhorn-Implementierung und sieht die Software als einen entscheidenden Faktor für den Unternehmenserfolg an. Konkret wurden folgende Bereiche bei identifiziert, die durch das Bullhorn ATS CRM bei EIM erheblich verbessert wurden:

•  Zentrale Datenverwaltung: Einheitliche Datenbank für alle Standorte.
•  Automatisierte Workflows: Zeitersparnis durch automatisierte Abläufe, z.B. beim Versenden von Angeboten.
•  Transparente Prozesse: Einheitliche und nachvollziehbare Arbeitsabläufe weltweit.
•  Umfassendes Reporting: Detaillierte Berichte zur Performance und Identifizierung von Optimierungspotenzialen.

Zukunft der ATS-Technologie

Die Zukunft der ATS-Technologie (Applicant Tracking System) verspricht erhebliche Verbesserungen im Rekrutierungsprozess. Durch den Einsatz von künstlicher Intelligenz und maschinellem Lernen werden ATS-Systeme immer intelligenter und effizienter. Sie können Bewerberdaten präziser analysieren, relevante Talente schneller identifizieren und eine objektivere Vorauswahl treffen.

Zukünftige Entwicklungen könnten personalisierte Bewerbererfahrungen und nahtlose Integrationen mit anderen HR-Technologien ermöglichen. Damit könnten Unternehmen nicht nur die Qualität deiner Einstellungen verbessern, sondern auch den gesamten Bewerbungsprozess für Kandidat:innen optimieren.

Fazit: ATS als unverzichtbares Tool für erfolgreiche Personaldienstleister

In einem hart umkämpften Markt wie der Personaldienstleistungsbranche sind effiziente Rekrutierungsprozesse entscheidend für langfristigen Erfolg. Eine moderne ATS-Software hilft dir, den Rekrutierungsprozess effizienter zu gestalten, indem sie Routineaufgaben übernimmt und deinem Team mehr Zeit für wichtige und kreative Tätigkeiten lässt.

Mit Hilfe von Matching-Algorithmen trifft das ATS eine Vorauswahl an Bewerber:innen für bestimmte Stellen, sodass du schneller auf Kundenanfragen reagieren kannst und deiner Konkurrenz einen Schritt voraus sind. Zudem verbessert ein ATS die Kommunikation mit deinen Kandidat:innen, was zu besserem Feedback und mehr Interaktionen führt. Wenn sich Talente bei dir gut aufgehoben fühlen, steigt die Wahrscheinlichkeit, dass sie sich später wieder von deiner Personaldienstleistung vermitteln lassen.

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Ein ATS steigert die Effizienz deines Personaldienstleistungsunternehmens und damit langfristig auch deinen Umsatz. Du planst, ein modernes ATS anzuschaffen? Nimm gerne Kontakt mit unseren Expert:innen auf. Diese beraten dich ausführlich und zeigen dir konkret, wie dein Unternehmen von einem ATS profitieren kann.