Wie Sie den Vertriebszyklus in der Personaldienstleistung automatisieren
Der Vertriebszyklus ist wohl der wichtige Aspekt in der Personaldienstleistung – denn er umfasst den gesamten Prozess und die jeweiligen einzelnen Schritte, die jeder Vertriebsmitarbeiter unternehmen muss, um potentielle Kunden zu identifizieren, zu betreuen, zu akquirieren und letztendlich langfristig an das eigene Unternehmen zu binden.
Um Ihren Vertriebszyklus in Schwung zu halten, benötigen Sie ein effektives Programm zur Beziehungspflege, mit dem Sie sicherstellen, dass potenzielle Kunden sowie Bestandskunden stets zum richtigen Zeitpunkt die richtigen Botschaften erhalten. Sie wollen wissen, wie genau Sie ein solches Programm aufbauen können?
Erfassen Sie den Status Quo
Zu Beginn empfehlen wir, dass Sie Ihren aktuellen Vertriebszyklus visualisieren, indem Sie die einzelnen Schritte skizzieren. Wenn Sie nicht genau wissen, wo Sie anfangen sollen können Sie sich gerne an unserem unten stehenden Beispiel orientieren. Idealerweise können Sie während dieser Bestandsaufnahme Ihr Recruiting- und Marketingteam mit einzubeziehen, um eine 360-Grad-Sicht auf das Thema zu gewährleisten, indem Sie sowohl Ihre aktuelle Kommunikations- als auch die gegenwärtige Betreuungstrategie miteinbeziehen.
Eventuell gibt es in Ihrem Unternehmen noch weitere Abteilungen, die während des Vertriebszyklus Kontakt zum Kunden haben, z.B. der Kundenservice? Wenn Sie alle betroffenen Abteilungen rechtzeitig in den Prozess involvieren ersparen Sie sich Doppelarbeit im Nachhinein – und Ihre Kunden erhalten keine verwirrenden oder unkoordinierten Mitteilungen.
Planen Sie die ersten Schritte
Wenn Sie diesen Prozess und die Kommunikationsstrategie einmal vollständig umrissen haben, ist es an der Zeit mit der Planung der Automatisierung zu starten. Unser Leitfaden zur Automatisierungsplanung (Englisch) kann Ihnen hier den Einstieg erleichtern. Wir haben auch einige Tipps für jeden Schritt in Ihrem Vertriebszyklus mit eingestreut, die im Folgenden erläutert werden.
Nachdem Sie eine Bestandsaufnahme des gegenwärtigen Vertriebszyklusses erarbeitet haben, können Sie sich der Optimierungsphase widmen. Wir haben eine Auflistung für Sie erstellt, anhand derer Sie einfacher nachvollziehen können an welcher Stelle Sie Ihren Arbeitsaufwand reduzieren, Ihren Vertriebsmitarbeitern Zeit einsparen und mehr Abschlüsse realisieren können.
Welche Prozesse lassen sich automatisieren?
Hierbei können Sie an folgenden Stellschrauben durch Automatisierung gezielt Ihre Ergebnisse verbessern:
- Pipeline-Management
- Neukundenakquise
- Kommunikation
- Abteilungsübergreifende Abstimmung
- Qualifizierung von Leads
- Angebotserstellung und -unterbreitung
- Einwandbehanldung
- Vertragsabschlüsse
- Details zum Arbeitsauftrag
- Beziehungspflege und regelmäßige Bestandsaufnahme beim Kunden
- Referenzkunden gewinnen
- Sichern von Folgeaufträgen
Pipeline-Management
Dieser Schritt umfasst sowohl die Planung als auch die laufende Verwaltung der Leads und Bestandskunden in Ihrer Pipeline.
Gutes Pipeline-Management beinhaltet unter anderem die korrekte Kategorisierung Ihrer Leads innerhalb der verschiedenen Stufen Ihres Vertriebszyklusses, damit diese jeweils auf deren Bedarf abgestimmte personalisierten Mitteilungen zum richtigen Zeitpunkt erhalten. Aus diesem Grund spielt insbesondere die kontinuierliche Überprüfung der Datenqualität sowie die intelligente Implementierung von Automatisierungslösungen in diesem Schritt des Vertriebszyklus eine sehr wichtige Rolle spielen.
Neukundenakquise
Die Neukundenakquise umfasst von der Kaltakquise über E-Mail bis hin zum Networking auf Messen ein breites Spektrum an Möglichkeiten. Um Ihrem Vertriebspersonals mehr Luft und Raum für andere Tätigkeiten zu geben, empfehlen wir Routineaufgaben wie z.B. das Versenden von allgemeinen Nachfassemails weitestgehend über die Implementierung von intelligenten Automatisierungslösungen zu steuern.
Kommunikation
Bekanntermaßen ist die kontinuierliche und adequate Kommunikation mit potentiellen Kunden und Bestandskunden über den ganzen Vertriebszyklus hinweg der Schlüssel zum Erfolg. Jedoch variiert die Häufigkeit, Beharrlichkeit und Art der Kontaktaufnahme von Vertriebsmitarbeiter zu Vertriebsmitarbeiter stark.
Würde es sich nicht lohnen, ein oder zwei Stunden dafür aufwenden zu ermitteln, welche Formulierungen und welches Timing sich als am erfolgreichsten erwiesen haben? Dieses Wissen können Sie dann gezielt nutzen, wenn Sie beginnen, die Automatisierungslösungen Automatisierungslösungen in Ihrem Unternehmen zu standardisieren. Denn letztendlich wird jeder Ihrer Mitarbeiter sich am Ende des Tages über die hinzugewonne Zeit freuen, die er nun noch gewinnbringender einsetzen kann um seine Ziele zu erreichen.
Durch Ihre optimierte Kommunikation verbessern Sie nicht nur das professionelle Außenbild Ihres Unternehmens, sondern Ihre potenzielle Neukunden und Bestandskunden bei Ihnen sehr gut betreut und wahrgenommen fühlen.
Abteilungsübergreifende Abstimmung
Zudem sollten Sie sich mit Ihrem Vertriebsteam zusammensetzen, um zu sehen, wie es Ihre Kommunikationsstrategie unterstützen kann und wo Übereinstimmung zwischen Ihrem Kommunikations- und Betreuungsplan und deren Content-Marketing-Plan besteht.
Wenn Sie noch einen Schritt weiter gehen möchten könnten Sie sich mit Ihrem Marketing-Team zusammen setzen, um Ihre Kommunikationsstrategie innerhalb des Vertriebsteams gemeinsam zu analysieren. Diese Chance können Sie auch nutzen, um die Tonalität Ihres Kommunikationsplans im Vertrieb an die des Content Marketing Teams anzuupassen, um so auf allen Ebenenen Konsistenz in der Kommunikation zu sichern.
Qualifizierung von Leads
Die richtige Qualifizierung von Leads ist mit Abstand einer der wichtigsten Schritte innerhalb Ihres Vertriebsprozesses. Denn nur wer seine Leads am Anfang richtig qualifiziert und Chancen erkennt, verschwendet keine Zeit mit unnötigen Demoterminen, Präsentationen und Telefonaten an der falschen Stelle. Um einen Teil dieses Schrittes zu automatisieren empfehlen wir die Nutzung von Fragebögen, in denen Sie bestimmte Hauptkriterien abklopfen.
Angebotserstellung und -Unterbreitung
Wenn Sie die oben genannten Automatisierungsoptionen bereits implementiert haben, wird es Ihnen ein leichtes sein, Ihrem potenziellen neuen Kunden ein personalisiertes Angebot zu machen, das sich mit seinen Vorstellungen deckt. Insbesondere durch die richtige Qualifizierung und Klassifikation Ihrer Leads werden Sie in Zukunft schneller wissen, wann der richtige Zeitpunkt für die Angebotsunterbreitung ist. So können Sie mehr Verträge mit der gleichen Menge an Ressourcen effizienter und in wesentlich kürzerer Zeit abschließen. 👍
Einwandbehandlung
Jede Art von Einwandbehandlung klingt auf den ersten Moment erst mal nach einem Problem. Dies muss aber nicht so sein, denn mit der richtigen Vorbereitung sind alle Ihre Vertriebsmitarbeiter stets für schwierige Fragen gewappnet.
Vertragsabschlüsse
Ihre Investitionen in Prozessautomatisierung, Kommunikation und Datenbank-Hygiene werden sich schnell auszahlen, denn Ihre Vertriebsmitarbeiter können von nun an wesentlich mehr Zeit und Energie auf den wichtigsten Teil des Vertriebszyklus aufwenden – den eigentlichen Vertragsabschluss und die dazu gehörigen Vertragsverhandlungen – und so schneller und erfolgreicher zum Ziel gelangen.
Details zum Arbeitsauftrag
Vermutlich beinhaltet dieser Schritt die Übergabe von Ihnen an den Recruiter, der den oder die Aufträge für Ihren neuen Kunden bearbeitet. Sorgen Sie dafür, dass Sie zusammenarbeiten – und, warum nicht auch einen Teil davon automatisieren? Richten Sie automatische Benachrichtigungen und Aufgaben für Ihren Recruiter ein, sobald eine neue Stelle eingegangen ist, die alle relevanten Details aus Ihrem eigenen CRM/ATS enthält.
Beziehungspflege und regelmäßige Bestandsaufnahme beim Kunden
Zur Pflege einer soliden Kundenbeziehung ist eine regelmäßige Bestandsaufnahme unerlässlich: Ist Ihr Kunde mit Ihrer Leistung zufrieden, möchte er vielleicht etwas ändern oder evtl. sogar hinzubuchen? Stellen Sie sicher, dass Sie eng mit Ihrem Recruiting-Team zusammenarbeiten, um Überschneidungen in der Kommunikation zu vermeiden und um sicherzugehen, dass Sie keine widersprüchlichen oder verwirrenden Botschaften an Ihren jetzt aktiven Kunden senden.
Jede Art von Zusammenarbeit, die in einem Standardprozess automatisiert werden kann, wird sowohl im Vertrieb als auch beim Recruiting von Kandidaten von großem Vorteil sein. Denn auch wenn der Kunde bereits offiziell an Bord ist: sie haben erst gewonnen wenn der Deal abgeschlossen ist – und bei guter Arbeit sind die Folgeaufträge bereits gesichert.
Referenzkunden gewinnen
Ihr Marketingteam wird Ihnen für jede neue Referenz danken, ebenso wie jeder potenzielle Neukunde! Nutzen Sie jede passende Chance, um Ihren Kunden für die partnerschaftliche Zusammenarbeit zu danken und vergessen Sie dabei nicht zu erwähnen, wie gerne Sie ein Zitat des Kunden auf Ihrer Website veröffentlichen würden. Nutzen Sie eine automatisierte Umfrage als eine weitere Möglichkeit, um Top-Referenzen (a) automatisch zur richtigen Zeit und (b) nach jeder gelungenen Zusammenarbeit einzuholen.
Sicherung von Folgeaufträgen
Wer wünscht sich nicht, jeden Tag neue Geschäftsmöglichkeiten zu erschließen? Leider scheint dies im Alltag alles andere als einfach, insbesondere wenn man bereits zwischen dem Kontaktieren der neuen Leads und der Pflege der bereits bestehenden Pipeline auch noch Zeit für Routineaufgaben freischaufeln muss… Mit den richtigen Automatisierungslösungen erhalten Ihre Vertriebsteams jedoch automatischen Benachrichtigungen, damit Sie nicht selbst an Dinge wie auslaufende Verträge oder Vertragsverlängerungen erinnern müssen.
Und zuletzt…
Wir möchten Sie dabei unterstützen, den Erfolg Ihres Vertriebsteams kontinuierlich zu steigern, indem wir möglichst viele Prozesse automatisieren und Ihrem Team so mehr Zeit für Vertragsabschlüsse geben.
Wir hoffen, dass Sie in diesem Artikel wertvolle Tipps und Tricks erhalten haben, wie Sie Ihren Vertriebszyklus definieren und optimieren können und wie Sie Automatisierung gezielt einsetzen können, um besser, schneller und effektiver zu arbeiten.
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