Mit Reportings erfolgreicher rekrutieren
Was in E-Commerce-Unternehmen längst genutzt wird, setzt sich nun zunehmend in der Personaldienstleistungsbranche durch. Immer öfter hören wir von unseren Kunden: „Wir möchten mehr mit Reportings machen”. Ganz konkret steckt dahinter in der Regel immer der gleiche Wunsch – nämlich mit Hilfe der eigenen Daten wertvolle Einsichten zu gewinnen und bessere Entscheidungen zu treffen.
Bullhorn bietet dafür zahlreiche Möglichkeiten, angefangen von Echtzeit-Dashboards über Standardberichte bis hin zu Ad Hoc Reporting – mit nur wenigen Mausklicks. Doch wann und welche Reportings machen für Recruiter Sinn?
Reporting ist nur sinnvoll mit einem klaren Ziel
Mit der Digitalisierung im Recruiting verfügen Personalberatungen über eine Vielzahl an wichtigen Daten, wenn diese sorgfältig in der Datenbank – etwa Bullhorn – erfasst sind. Die Auswertung dieser Daten bieten dann ein mächtiges Mittel, um Ziele und KPIs im Recruiting zu prüfen und die Unternehmensprozesse entsprechend anzupassen.
Bevor Sie ein Reporting erstellen, müssen Sie daher erst Ihre Ziele festlegen. Klären Sie, am besten gemeinsam im Team, welches Ziel Sie mit der Auswertung verfolgen. Antworten wie „Aus Neugier“, „Weil der Vorstand das gerne möchte“ oder „Messen heißt Wissen“ sind zwar richtig, schöpfen das Potenzial eines Reportings für einen Personaldienstleister aber bei Weitem nicht aus.
Das richtige Reporting-Ziel finden mit der 5x-Warum-Methode
Die Grundlage für ein erfolgreiches Reporting und damit erfolgreichere Recruitingprozesse bildet ein klares Ziel, von dem Sie relevante Key Performance Indicators (KPIs) ableiten. Hierzu gibt es eine spannende Übung, die wir Ihnen hier vorstellen möchten:
Die „5x-Warum-Methode“
Notieren Sie zunächst das Ziel, das Sie mit Ihrem Reporting verfolgen möchten – zum Beispiel:
„Ich möchte ein Reporting erstellen, um die Einstellungsquote von Kandidaten – Quality of Hire – zu steigern.“
Worauf die niedrige Einstellungsquote zurückzuführen ist, kann jedoch ganz unterschiedliche Gründe haben und ist von Personaldienstleistung zu Personaldienstleistung sehr individuell. Deshalb müssen Sie ein paar Schritte weitergehen. Im Folgenden beantworten Sie sich daher mindestens fünfmal hintereinander die Frage „Warum?” auf die Antworten, die Sie finden.
In unserem Beispiel „Ich möchte ein Reporting erstellen, um die Einstellungsquote zu steigern“ könnte das so aussehen:
- Warum möchte ich dazu ein Reporting erstellen?
Ich möchte herausfinden, ob wir die richtigen Bewerber ansprechen. - Warum ist das wichtig?
Es ist wichtig, weil wir Zeit gewinnen möchten. - Warum sollten wir Zeit gewinnen?
Weil uns weniger Ressourcen zur Verfügung stehen. - Warum stehen uns weniger Ressourcen zur Verfügung?
Weil die Produktivität und der Umsatz abgenommen haben. - Warum haben Produktivität und Umsatz abgenommen?
Weil wir in der letzten Zeit Personal eingestellt haben, das nicht ausreichend qualifiziert war.
Sie stellen fest: Zu Beginn haben Sie sich gefragt, wie Sie die Quality of Hire verbessern können. Mit der 5x-Warum-Methode sind Sie zur eigentlichen Herausforderung vorgedrungen: Sie müssen mehr auf die Qualität der eingestellten Personalberater achten. Jetzt können Sie die Zahlen für sich sprechen lassen und bspw. einen Report ziehen, der den Aktivitätslevel der Mitarbeiter analysiert und zeigt:
– welcher Kollege möglicherweise Trainings oder weitere Unterstützung benötigt
– wie das Anforderungsprofil für neue Mitarbeiter gestaltet sein muss
– welche Mitarbeiter besonders produktiv sind und möglicherweise befördert werden sollten
Welche Maßnahme Sie am Ende auch umsetzen möchten, wichtig ist zunächst das „richtige“ Problem zu erkennen.
Wie oft machen Reportings für Personaldienstleister Sinn?
Das oben skizzierte Prinzip der 5x-Warum-Methode können Sie nun für alle Ziele und geplanten Reportings anwenden. Starten Sie mit zwei bis drei Berichten und fokussieren Sie sich darauf, die Erkenntnisse so zeitnah wie möglich umzusetzen. Je nach Ziel, Teamgröße und Handlungsbedarf sind wöchentliche oder monatliche Reportings im Recruiting sinnvoll.
Wichtiger als die Häufigkeit und Anzahl der Reportings ist allerdings, dass Sie die Ergebnisse und Handlungsableitungen umsetzen. Achten Sie gemeinsam mit Ihrem Team darauf, die Erkenntnisse in ihre Arbeitsweise, Prozesse und Zieldefinition zeitnah einfließen zu lassen. Denn erst dann schöpfen Sie das volle Potenzial der Reportings aus und sorgen für bessere Recruiting-Prozesse sowie zufriedenere Kunden, Kandidaten und Mitarbeiter.
Echtzeit-Reporting in der Personaldienstleistung mit Bullhorn
Mehr zum Thema Reporting im Recruiting und in Echtzeit mit Bullhorn finden Sie hier. Wenn Sie spezifische Fragen zu den Reporting-Funktionalitäten von Bullhorn haben können Sie sich von unseren Recruiting-Experten beraten lassen.
