ATS-/CRM-Implementierung Tipps und Richtlinien
Sie erwägen also, ein neues ATS- oder CRM-System in Ihrem Unternehmen zu integrieren. Sie kennen die vielen Vorteile eines CRM: Es verbessert die Kundenkommunikation und Ihre Geschäftsbeziehungen, strafft den täglichen Betrieb und ermöglicht es Ihnen, sich auf Ihre Kunden zu konzentrieren. Sie sind bereit den Sprung zu wagen.
Bevor Sie allerdings ein ATS oder CRM in Ihrem Unternehmen einführen, ist es wichtig sich klar zu machen, dass ein CRM nicht nur Ihre Beziehung zu Kunden sowie Ihre Zukunftsaussichten verbessert. Es trägt auch zu einer verbesserten Kommunikation in Ihrem Team bei.
Egal, ob Sie eine PR- oder Consulting-Firma betreiben: Ihr gesamtes Team wird garantiert auf irgendeine Weise mit Ihrem neuesten CRM-System arbeiten. Sie nutzen es, um mit neuen Kunden in Kontakt zu treten, Leads zu verfolgen und Beziehungen zu den wichtigsten Kontakten aufzubauen.
Ihre gesamte Agentur wird das von Ihnen ausgewählte CRM-System Tag für Tag nutzen, sowohl um Geschäfte zu generieren als auch um die Leistung zu verbessern. Es ist daher unabdingbar, dass Sie das gesamte Team in die Implementierung miteinbeziehen.
Damit die Migration zu CRM-Software reibungslos verläuft, sollten Sie als Team diese fünf Schritte durchlaufen:
1. Wählen Sie das richtige ATS/CRM aus
Für die Auswahl des richtigen CRM-Systems ist es unerlässlich, sich Ihre geschäftlichen Anforderungen und Ziele vor Augen zu führen. Zunächst sollten Sie sich die Frage stellen, was Sie mit einem CRM erreichen möchten. Wollen Sie Ihre derzeitige Strategie für das Relationship Management verbessern? Sollen durch die Einführung eines CRM die Organisation Ihrer zahlreichen Kontakte oder Ihre Marketingkampagnen optimiert werden? Brauchen Sie ein auf die Branche zugeschnittenes CRM-System? Fragen Sie Ihr Team, was sie von einem neuen CRM-System erwarten.
Wenn Sie Ihre Wünsche und Bedürfnisse untersuchen, sollten Sie sich auch die Zeit nehmen, Ihre Optionen im Bereich der Software zu überdenken. Suchen Sie eine CRM-Plattform, die kostengünstig, an Ihre Anforderungen anpassbar und für Ihr Unternehmen praktisch ist. Vergessen Sie nicht: Einer der größten Vorteile des Customer Relation Managements ist die Verbesserung der Effizienz. Die Auswahl eines benutzerfreundlichen CRM, das einfach und intuitiv genutzt werden kann, macht den Wechsel und die Anwendung durch das Team zu einem reibungslosen Prozess.
2. Erstellen Sie einen Implementierungsplan
Die Implementierung von CRM-Software setzt eine gute Vorbereitung bei Ihnen und Ihrem Team in jeder Phase der Integration voraus. Der erste Schritt Ihres CRM-Implementierungsplans sollte darin bestehen, vor dem Start für einen ausreichenden Daten-Backup zu sorgen. Erstellen Sie Hardcopys und Cloud-Backups aller Ihrer Software-Spezifikationen, Personalisierungen und erforderlichen Daten auf einem Flash Drive oder einer externen Festplatte, sodass keine wichtigen Informationen während des Wechsels verloren gehen.
Bevor Sie den Wechsel vollziehen, ist es außerdem empfehlenswert, einen Aktionsplan mit Zeitleiste und Budget zu verfassen. Mithilfe einer Zeitleiste können Sie verschiedene Schulungen für Ihr Personal einplanen, damit jeder für den Wechsel bereit ist. Bereiten Sie die Implementierung schrittweise vor, um das Team nicht mit der neuen Technologie zu überfordern. Durch die Aufteilung der Implementierung in kleinere Abschnitte können Sie Fehler im Team reduzieren und die Lernkurve für Mitarbeiter/innen verkürzen, die mehr Zeit für die Vorbereitung benötigen.
3. Bereiten Sie Ihr Team auf ein ATS/CRM vor
Räumen Sie Ihren Mitarbeitern/innen vor dem Wechsel ausreichend Zeit ein, um die Software kennenzulernen und zu verstehen. Bieten Sie ihnen die Gelegenheit, sich im Einzelgespräch mit einem CRM-Spezialisten zu beraten, sodass alle offenen Fragen geklärt werden. Ihr neues CRM wird nicht funktionieren, bis Ihr gesamtes Team gründlich darin geschult wurde. Mithilfe von ausreichendem Training und praktischen Demonstrationen können Sie hingegen unnötige Komplikationen im weiteren Verlauf vermeiden.
4. Holen Sie sich das Feedback des Teams
In der Trainingsphase sollten Sie direkt damit beginnen, das Feedback Ihres Teams einzuholen. Ob positiv oder negativ: Sie müssen darüber auf dem Laufenden sein, was Ihr Personal von dem neuen System hält. Sie werden die CRM-Plattform tagtäglich nutzen. Daher müssen Sie sichergehen, dass sie mit der Nutzung und Leistung des Systems zufrieden sind. Fragen Sie nach ihren Erfahrungen. Was läuft gut? Was könnte verbessert werden?
So erhalten Ihre Mitarbeiter/innen nicht nur die Gelegenheit, gehört zu werden, sondern Sie erhalten auch Einblick in die Bereiche des CRM, an denen gearbeitet werden muss. Wenn es regelmäßig auftretende Beschwerden aus dem Team gibt, können Sie diese mit Ihrem CRM-Provider besprechen und eine geeignete Lösung finden.
5. Messen Sie Relevantes und führen Sie regelmäßig Anpassungen durch
Nach der Implementierung Ihres neuen CRM-Systems ist es ratsam, spezifische Messwerte und Statistiken festzulegen, um den Effekt Ihrer neuen Initiative zu erfassen. Werden Ihre Erwartungen erfüllt? Bietet Ihnen das neue CRM Erkenntnisse über den Fortschritt Ihrer CRM-bezogenen Ziele?
Ihr CRM muss Ihnen unbedingt messbare Werte liefern. Diese Erfassung und Analyse sollte Ihnen ein tieferes Verständnis für die Dynamik Ihrer Kundenbeziehungen und Zukunftsaussichten in Echtzeit vermitteln. Durch diese Einsichten, egal ob positiv oder negativ, können Sie entscheiden, welche Anpassungen durchgeführt werden und wie Sie die Effizienz in Ihrem Unternehmen maximieren können.
Gestalten Sie den Wechsel zu einem neuen Management der Kundenbeziehungen reibungs- und schmerzlos. Evaluieren Sie vor dem Start Ihres neuen CRM, wie Sie Ihre Geschäfte führen. Vergewissern Sie sich dann, dass Ihre neue CRM-Lösung in bestehende Abläufe und Ihre Infrastruktur eingepasst werden kann.
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